「Googleドキュメントで届出書を作りたいけれど、難しそう…」そんな風に感じていませんか?でも安心してください。パソコンやスマホに自信がない方でも、手順を追っていけば、誰でも簡単に届出書を作成できますよ。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、ステップごとに解説していきます。
Googleドキュメントを開いてみよう
まずは、Googleドキュメントを開いてみましょう。
- パソコンやスマホで、Googleのホームページにアクセスします。
- 右上の「アプリ」アイコン(9つの点が並んだアイコン)をクリックし、「ドキュメント」を選択します。
- 「空白」を選んで、新しい文書を開きます。
これで、真っ白なページが開きましたね。ここから届出書を作成していきます。
届出書の基本情報を入力しよう
届出書には、以下の情報を記入することが一般的です。
- タイトル「届出書」や「申請書」など
- 提出先提出先の名称や部署名
- 提出日日付を記入
- 申請者情報名前、住所、連絡先など
- 内容申請の目的や詳細
- 署名申請者の署名や捺印
これらの項目を順番に入力していきましょう。
フォーマットを整えて見やすくしよう
届出書は、見た目も大切です。Googleドキュメントでは、簡単にフォーマットを整えることができます。
- 見出しを使う「見出し1」や「見出し2」を使って、項目ごとに見出しを付けると、文書が整理されて見やすくなります。
- 段落を整える「段落スタイル」から「標準テキスト」や「タイトル」などを選んで、文字の大きさや太さを調整しましょう。
- 箇条書きや番号付きリスト内容を箇条書きや番号付きリストにすると、情報が整理されてわかりやすくなります。
これらの機能を使って、届出書を見やすく整えましょう。
添付書類を追加しよう
届出書には、必要に応じて添付書類を追加することがあります。Googleドキュメントでは、簡単に画像やPDFを挿入することができます。
- 画像の挿入「挿入」メニューから「画像」を選び、パソコンやGoogleドライブから画像を挿入できます。
- PDFの挿入PDFを画像として挿入する場合、PDFを画像に変換してから挿入する必要があります。
添付書類がある場合は、適切な位置に挿入して、文書を完成させましょう。
完成した届出書を保存・共有しよう
届出書が完成したら、次は保存と共有です。
- 保存Googleドキュメントは自動保存されるので、特別な操作は不要です。
- 共有「共有」ボタンをクリックし、相手のメールアドレスを入力して送信できます。
- ダウンロード「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選び、PDFやWord形式で保存できます。
これで、完成した届出書を必要な相手に送ることができます。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントを使うには、Googleアカウントが必要ですか?
はい、Googleドキュメントを利用するには、Googleアカウントが必要です。アカウントを作成することで、Googleドキュメントを無料で利用できます。
Q2: 届出書を手書きで作成するのと、Googleドキュメントで作成するのはどちらが良いですか?
Googleドキュメントで作成すると、文字の修正やレイアウトの変更が簡単にできるため、手書きよりも効率的です。また、共有や保存も容易に行えます。
Q3: スマホでもGoogleドキュメントを使えますか?
はい、スマホでもGoogleドキュメントを利用できます。専用のアプリをインストールすることで、外出先でも文書の作成や編集が可能です。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、パソコンやスマホに自信がない方でも、簡単に届出書を作成できます。手順を追っていけば、誰でもきれいな文書を作ることができますよ。もし、操作に不安があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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