「Googleドキュメントで取扱説明書を作りたいけれど、難しそう…」と感じていませんか？でも安心してください。パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも、手順を追っていけば、誰でも素敵なマニュアルを作成できますよ。
今回は、そんな初心者の方に向けて、わかりやすく、そして実際に使える取扱説明書の作り方をご紹介します。さあ、始めてみましょう！
Googleドキュメントで取扱説明書を作るメリットとは？
Googleドキュメントのイメージ
まずは、Googleドキュメントを使うメリットを知っておきましょう。
- 無料で使えるので、コストがかかりません。
- インターネットがあれば、どこからでもアクセスできます。
- 複数人で同時に編集できるので、チームでの作業がスムーズです。
- 自動保存されるので、作業中に保存を忘れても安心です。
これらの特徴から、Googleドキュメントは取扱説明書の作成にとても適しています。
取扱説明書の作成手順
それでは、実際に取扱説明書を作成していきましょう。
新しいドキュメントを作成する
- パソコンやスマホでGoogleドキュメントを開きます。
- 「新規作成」をクリックして、空白のドキュメントを開きます。
テンプレートを活用する
- Googleドキュメントには、業務マニュアルや手順書などのテンプレートが用意されています。
- 「テンプレートギャラリー」から適切なテンプレートを選ぶと、レイアウトやスタイルを一から整える手間が省けます。
目次を作成する
- 長い取扱説明書では、目次があると便利です。
- 見出しスタイルを使って見出しを設定し、「挿入」→「目次」でリンク付きの目次を作成できます。
本文を執筆する
- 操作手順は番号付きリストで段階を明示します。
- 注意事項やヒントは太字や色文字で目立たせます。
- 専門用語には注釈や補足説明をつけると親切です。
図表・画像を挿入する
- 文章だけでは伝わりづらい操作やフローは、画像や図を使って補足しましょう。
- 「挿入」→「画像」でスクリーンショットや図を挿入できます。
- 画像の下にキャプション（説明文）を記載すると、さらにわかりやすくなります。
共有と権限を設定する
- 完成した取扱説明書は、チームや関係者に「どのように共有するか」が重要です。
- Googleドキュメントでは、「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の3段階の権限を個別に設定できます。
- 誤操作を防ぐためにも、役割に応じたアクセス管理を徹底しましょう。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントを使うには、特別なソフトをインストールする必要がありますか？
いいえ、Googleドキュメントはウェブブラウザ上で動作するため、特別なソフトをインストールする必要はありません。インターネットに接続できる環境があれば、すぐに利用できます。
Q2: 作成した取扱説明書を印刷することはできますか？
はい、Googleドキュメントで作成した取扱説明書は、PDFとしてダウンロードし、印刷することができます。印刷設定も柔軟に調整可能です。
Q3: 他の人と一緒に取扱説明書を作成することはできますか？
はい、Googleドキュメントでは複数人で同時に編集することができます。リアルタイムでの共同作業が可能です。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、初心者の方でも簡単に取扱説明書を作成することができます。テンプレートを活用し、目次や図表を適切に配置することで、よりわかりやすいマニュアルを作成できます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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