提案書を作成する際、Googleドキュメントは非常に便利なツールです。特に、複数人での編集やフィードバックが必要な場合、「提案モード」を活用することで、スムーズな作業が可能になります。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、提案書作成の手順とポイントをわかりやすく解説します。
Googleドキュメントで提案書を作成する準備
Googleドキュメントのイメージ
提案書を作成する前に、まずはGoogleドキュメントを開きましょう。Googleアカウントをお持ちでない方は、まずアカウントを作成してください。
- Googleドライブにアクセスし、「新規作成」から「Googleドキュメント」を選択します。
- 新しいドキュメントが開いたら、上部の「無題のドキュメント」と書かれている部分をクリックし、提案書のタイトルを入力します。
- タイトルを入力したら、Enterキーを押して確定します。
提案モードの使い方
提案モードを活用することで、他の人が提案した内容を簡単に確認し、承認または却下することができます。
- 画面右上の鉛筆アイコンをクリックし、「提案」を選択します。
- これで、提案モードがオンになります。
- 他の人が提案した内容は、元の文章に取り消し線が引かれ、新しい提案が色付きで表示されます。
- 提案内容を確認し、問題がなければ「✓」をクリックして承認します。変更を元に戻す場合は、「×」をクリックして却下します。
提案書作成のポイント
提案書を効果的に作成するためのポイントをいくつかご紹介します。
- 目的を明確にする提案書の冒頭で、提案の目的や背景を簡潔に説明しましょう。
- 構成を整える見出しや段落を適切に使い、読みやすい構成にします。
- 具体的な内容を盛り込む提案内容や実施方法を具体的に記載し、説得力を持たせます。
- 図や表を活用する視覚的にわかりやすくするために、図や表を適切に挿入しましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 提案モードを使うには、相手にどのような権限を与えればよいですか？
提案モードを使用するには、相手に「閲覧者（コメント可）」または「編集者」の権限を与える必要があります。これにより、相手は修正提案を行うことができます。
Q2: 提案モードで修正した内容は、すぐに反映されますか？
修正内容は提案として表示され、ドキュメントの作成者が承認するまで反映されません。これにより、誤って変更が加わることを防げます。
Q3: 提案モードを使うと、どのようなメリットがありますか？
提案モードを使うことで、複数人での編集がスムーズになり、変更内容が明確に表示されるため、コミュニケーションの効率が向上します。
まとめ
Googleドキュメントの提案モードを活用することで、提案書の作成やレビューが効率的に行えます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、ぜひ活用してみてください。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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