Googleドキュメントの共有方法とアクセス権限の設定ガイド

Googleドキュメントを使っていると、他の人と文書を共有したい場面が増えてきますよね。特に、誰かに「このドキュメントから抜けたい」と言われたとき、どう対応すれば良いのか迷うこともあるかと思います。今回は、そんな疑問を解消するために、Googleドキュメントの共有方法やアクセス権限の設定方法について、初心者にもわかりやすく解説します。

Googleドキュメントの共有方法

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントを他の人と共有する方法は、主に2つあります。

特定のユーザーと共有する

特定の人とだけ共有したい場合は、以下の手順で設定できます。

これで、指定した相手とだけドキュメントを共有できます。

リンクを使って共有する

複数の人と一度に共有したい場合や、相手のメールアドレスを知らない場合は、リンクを使って共有する方法が便利です。

この方法で、リンクを受け取った人がドキュメントにアクセスできるようになります。

共有相手のアクセス権限の設定方法

共有する際に、相手に与えるアクセス権限を適切に設定することが重要です。以下の3つの権限があります。

• 閲覧者ドキュメントを閲覧することのみ可能です。編集やコメントはできません。
• コメント可ドキュメントを閲覧し、コメントを追加することができますが、編集はできません。
• 編集者ドキュメントを閲覧、コメント、編集することができます。

共有する際に、相手にどの権限を与えるかを考慮して設定しましょう。

共有を解除する方法

もし、共有した相手がドキュメントから「抜けたい」と言った場合、そのアクセス権限を解除する方法があります。

これで、その相手はドキュメントへのアクセスができなくなります。

よくある質問や疑問

Q1: Googleドキュメントを共有する際、相手に通知メールを送らないようにするにはどうすれば良いですか？

共有設定の際、「通知を送信する」のチェックボックスをオフにすることで、相手に通知メールを送らずに共有できます。

Q2: リンクを使って共有した場合、相手が編集できないようにするにはどうすれば良いですか？

リンクのアクセス権限を「閲覧者」または「コメント可」に設定することで、相手が編集できないようにできます。

Q3: 共有を解除した相手が再度アクセスできないようにするにはどうすれば良いですか？

共有を解除した後、その相手が再度アクセスできないようにするためには、ドキュメントのリンクを変更することをおすすめします。

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まとめ

Googleドキュメントの共有方法やアクセス権限の設定は、少しの手順で簡単に行えます。特定の相手とだけ共有したい場合や、複数の人と共有したい場合、それぞれに適した方法を選んで設定しましょう。また、共有を解除する際も、相手のアクセス権限を適切に管理することが大切です。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。