打ち合わせの準備で「資料をどう作ろう？」と悩んでいませんか？特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、Googleドキュメントはとても便利なツールです。今回は、初心者でも安心して使えるように、わかりやすくステップ・バイ・ステップでご紹介します。
Googleドキュメントって何？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、インターネット上で使える無料の文書作成ツールです。Microsoft Wordのようなソフトをインストールしなくても、パソコンやスマホのブラウザからアクセスして、すぐに使い始めることができます。
打ち合わせ資料を作成する準備
まずは、資料を作成するための準備をしましょう。
- Googleアカウントを作成する
Googleドキュメントを使うには、Googleアカウントが必要です。まだお持ちでない方は、Googleの公式サイトから無料で作成できます。 - Googleドキュメントにアクセスする
パソコンの場合、ブラウザで「docs.google.com」にアクセスしてください。スマホの場合は、Googleドキュメントのアプリをインストールして開きます。 - 新しいドキュメントを作成する
画面左上の「+」ボタンをクリックすると、新しいドキュメントが作成されます。
資料の基本的な構成を作る
資料の基本的な構成を整えることで、内容が伝わりやすくなります。
- タイトルを設定する
ドキュメントの一番上に、打ち合わせのタイトルや日付を入力します。例えば、「2025年9月23日 打ち合わせ資料」など。 - 見出しを使って項目を整理する
「見出し1」「見出し2」などのスタイルを使って、項目ごとにタイトルを付けると、後で見返したときにわかりやすくなります。 - 箇条書きや番号付きリストを活用する
重要なポイントや順序がある内容は、箇条書きや番号付きリストを使うと整理しやすくなります。
資料を共有してみんなで編集する
Googleドキュメントの大きな特徴は、複数人で同時に編集できることです。
- 共有設定をする
画面右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。 - 権限を設定する
相手に「編集者」「コメント可」「閲覧者」のいずれかの権限を設定します。編集してほしい場合は「編集者」を選びます。 - リンクで共有する
メールアドレスを入力せずに、リンクをコピーして共有することもできます。
資料を見やすく整えるコツ
資料の見た目も大切です。ちょっとした工夫で、ぐっと見やすくなります。
- ページ設定を調整する
「ファイル」→「ページ設定」から、余白や用紙サイズを調整できます。サイズで余白は20mm程度がおすすめです。 - 段落の書式を整える
「書式」→「段落と行間隔」から、行間や段落の前後のスペースを調整できます。行間は1.5行が読みやすいとされています。 - 表や画像を挿入する
「挿入」メニューから、表や画像を簡単に追加できます。情報を整理するのに便利です。
よくある質問や疑問
Q1: Googleドキュメントは無料で使えるのですか？
はい、Googleドキュメントは無料で提供されています。Googleアカウントを作成すれば、誰でも利用できます。
Q2: スマホでも資料を作成できますか？
はい、スマートフォンやタブレットでもGoogleドキュメントのアプリを使って、資料の作成や編集が可能です。
Q3: 他の人が編集した内容を確認できますか？
はい、Googleドキュメントでは「変更履歴」を確認することができます。これにより、誰がどの部分を編集したのかを追跡できます。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、パソコンやスマホが苦手な方でも、簡単に打ち合わせ資料を作成できます。初めての方でも安心して使えるように、ステップ・バイ・ステップでご紹介しました。ぜひ、次回の打ち合わせで活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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