仕事で発注書を作成する際、「Googleドキュメントって使えるの？」「発注書のフォーマットがわからない」「パソコンが苦手だから簡単に作りたい」といった不安や疑問を抱えていませんか？そんなあなたのために、Googleドキュメントを使って、誰でも簡単に発注書を作成できる方法をご紹介します。
Googleドキュメントで発注書を作成するメリット
Googleドキュメントのイメージ
ここがポイント！
- 無料で利用できるGoogleアカウントさえあれば、追加費用なしで使用できます。
- オンラインでアクセス可能インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできます。
- 自動保存機能作業中のデータが自動で保存されるため、作業中のデータ消失の心配がありません。
- 共同編集が可能複数人で同時に編集や確認ができ、業務の効率化が図れます。
発注書を作成する手順
ステップ1Googleドキュメントを開く
- インターネットブラウザを開き、Googleドキュメントにアクセスします。
- Googleアカウントでログインします。
- 「空白のドキュメント」をクリックして、新しい文書を作成します。
ステップ2テンプレートを利用する
- 画面右上の「テンプレートギャラリー」をクリックします。
- 「注文書」や「請求書」など、発注書に適したテンプレートを選択します。
- 選択したテンプレートが新しいドキュメントとして開かれます。
ステップ3内容を編集する
- テンプレート内の項目（例発注日、発注者名、商品名、数量、単価、金額など）を実際の内容に合わせて入力します。
- 必要に応じて、フォントや文字サイズ、色などを変更して見やすく整えます。
- 表を挿入して、項目ごとに整理するとさらに見やすくなります。
ステップ4保存と共有
- 作成した発注書は、Googleドライブに自動で保存されます。
- 「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、PDFやWord形式で保存することも可能です。
- 「共有」ボタンをクリックして、他のユーザーと共有することもできます。
発注書作成時のポイント
- 項目を漏れなく記入発注書には、発注日、発注者名、商品名、数量、単価、金額、納期など、必要な項目を漏れなく記入しましょう。
- わかりやすいレイアウト表を活用して、項目ごとに整理すると見やすくなります。
- 確認を怠らない入力内容に誤りがないか、再度確認しましょう。
- 保存とバックアップ作成した発注書は、定期的に保存し、バックアップを取ることをおすすめします。
よくある質問
Q1: Googleドキュメントを使ったことがありません。操作は難しいですか？
いいえ、Googleドキュメントは直感的な操作が可能で、初心者の方でも簡単に使い始めることができます。上記の手順に従って進めていただければ、スムーズに発注書を作成できます。
Q2: テンプレート以外のフォーマットで発注書を作成できますか？
はい、テンプレートを使用せずにゼロから発注書を作成することも可能です。新しいドキュメントを作成し、表を挿入して項目ごとに整理することで、オリジナルの発注書を作成できます。
Q3: 作成した発注書を他の人と共有するにはどうすればいいですか？
作成した発注書を共有するには、画面右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力するか、共有リンクを取得して送信することができます。共有設定で閲覧、コメント、編集の権限を設定できます。
まとめ
Googleドキュメントを活用すれば、発注書の作成が簡単に行えます。テンプレートを利用すれば、さらに手間を省くことができます。パソコン操作に不安がある方でも、上記の手順に従って進めていただければ、スムーズに発注書を作成できます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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