Googleドキュメントで送付状を簡単に作成する方法

書類を送る際に欠かせない「送付状」。でも、どうやって作成すればいいのか、パソコンやスマホが苦手な方には少しハードルが高く感じるかもしれません。そこで、今回はGoogleドキュメントを使って、誰でも簡単に送付状を作成する方法をご紹介します。

送付状とは？

Googleドキュメントのイメージ

送付状は、送る書類に添える「顔」のようなものです。例えば、履歴書や見積書を送る際に、送付状を添えることで、受け取る側に対して礼儀正しさや配慮を示すことができます。

送付状の主な役割は以下の通りです

Googleドキュメントで送付状を作成する方法

Googleドキュメントを使えば、無料で簡単に送付状を作成できます。以下の手順で進めてみましょう。

Googleドキュメントを開く

まず、パソコンやスマホでGoogleドキュメントを開きます。Googleアカウントでログインしていない場合は、ログインしてください。

テンプレートを利用する

Googleドキュメントには、さまざまなテンプレートが用意されています。送付状のテンプレートもその一つです。以下の手順でテンプレートを利用できます。

必要事項を入力する

テンプレートが開いたら、以下の情報を入力します

• 宛名受け取る人の名前や役職を記入します。
• 送付日書類を送る日付を記入します。
• 送付者情報自分の名前や連絡先を記入します。
• 同封物送る書類の一覧を記入します。

デザインを調整する

テンプレートのデザインはそのままでも良いですが、必要に応じて以下の点を調整できます

• フォント文字の種類や大きさを変更できます。
• レイアウト段落の配置や余白を調整できます。
• ロゴや画像会社のロゴや関連画像を挿入できます。

保存と共有

作成した送付状は、自動的にGoogleドライブに保存されます。必要に応じて、以下の方法で共有できます

• メールで送信「ファイル」メニューから「メールで送信」を選択し、宛先を入力して送信します。
• リンクを共有「共有」ボタンをクリックし、リンクを取得して共有します。
• PDFとして保存「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、「PDFドキュメント」を選んで保存します。

よくある質問や疑問

Q1: Googleドキュメントの送付状テンプレートはどこで見つけられますか？

Googleドキュメントのホーム画面で、右上の「テンプレートギャラリー」をクリックすると、さまざまなテンプレートが表示されます。その中に「送付状」テンプレートも含まれています。

Q2: テンプレートを使わずにゼロから送付状を作成できますか？

はい、もちろん可能です。空白の文書を開いて、必要な情報を手動で入力し、デザインを調整することで、オリジナルの送付状を作成できます。

Q3: 作成した送付状を他の人と共有する方法はありますか？

はい、作成した送付状はGoogleドキュメントの「共有」機能を使って、他の人と共有することができます。リンクを共有したり、特定のメールアドレスに送信したりすることが可能です。

まとめ

Googleドキュメントを使えば、誰でも簡単に送付状を作成できます。テンプレートを利用すれば、さらに手間を省けますし、デザインや内容も自由にカスタマイズできます。ビジネスの場面で役立つ送付状、ぜひ活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。