「出張先でWi-Fiがない」「カフェでネットが繋がらない」そんなときでも、Googleドキュメントをオフラインで使えたら便利ですよね。今回は、パソコンやスマホでGoogleドキュメントをオフラインで使う方法を、45歳以上の方でもわかりやすく解説します。
Googleドキュメントのオフライン機能とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、通常インターネットに接続していないと編集できません。しかし、オフライン機能を使うと、事前に設定しておけば、ネットが繋がっていない場所でも文書を作成・編集できます。例えば、飛行機の中や電車の中でも安心して作業が可能です。
パソコンでの設定方法
Google Chromeをインストールする
Googleドキュメントのオフライン機能は、Google Chromeというインターネットブラウザで最適に動作します。まだインストールしていない場合は、まずGoogle Chromeをインストールしましょう。
Googleドライブの設定を開く
Google Chromeを開き、Googleドライブ（drive.google.com）にアクセスします。画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、「設定」を選択します。
オフライン機能を有効にする
設定画面で「オフライン」の項目を見つけ、「Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで使用できるようにする」にチェックを入れます。これで、最近開いたファイルが自動的にオフラインで利用できるようになります。
特定のファイルをオフラインで使用可能にする
特定のファイルをオフラインで使いたい場合は、Googleドライブでそのファイルを右クリックし、「オフラインで使用可能にする」を選択します。これで、そのファイルはインターネットがなくても編集できるようになります。
スマホでの設定方法（Androidの場合）
Googleドキュメントアプリを開く
Androidスマートフォンで、Googleドキュメントアプリを開きます。
設定を開く
画面左上のメニューアイコン（三本線）をタップし、「設定」を選択します。
オフライン設定を有効にする
「最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする」をオンにします。これで、最近開いたファイルがオフラインで利用できるようになります。
特定のファイルをオフラインで使用可能にする
特定のファイルをオフラインで使いたい場合は、そのファイルを開き、画面右上のメニューアイコン（三点リーダー）をタップし、「オフラインで使用可能にする」を選択します。
オフラインで使う際の注意点
- インターネットが回復した際に同期される
オフラインで編集した内容は、インターネットに接続すると自動的にGoogleドライブと同期されます。 - ファイル名を忘れずに設定する
オフラインで新しいファイルを作成した場合、すぐに名前を付けるようにしましょう。無題のままだと、後で探すのが大変です。 - ストレージ容量を確認する
オフラインで使用するファイルは、デバイスのストレージに保存されます。容量が不足していると保存できない場合があるので、空き容量を確認しておきましょう。
よくある質問や疑問
Q1: オフラインで編集した内容はいつ反映されますか？
インターネットに接続すると、自動的にGoogleドライブと同期されます。同期が完了するまで、ブラウザを閉じないようにしましょう。
Q2: オフライン設定はどのデバイスでも共通ですか？
オフライン設定は、デバイスごとに行う必要があります。パソコンとスマホで別々に設定してください。
Q3: オフラインで使用できるのはGoogleドキュメントだけですか？
はい、オフライン機能はGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドに対応しています。他のGoogleサービスはオフラインでは使用できません。
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まとめ
Googleドキュメントのオフライン機能を活用すれば、インターネット環境がない場所でも快適に作業ができます。設定も簡単で、インターネットに接続しているときに事前に準備しておけば、いざというときに役立ちます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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