Googleドキュメントは、複数の人と同時に編集できる便利なツールですが、共同署名の設定を知らないと、どこに署名を入れるかや管理の仕方に困ってしまいますよね。この記事では、Googleドキュメントで共同署名を設定する方法について、初心者でも理解しやすく解説します。
Googleドキュメントの共同署名設定ってどういうこと？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの「共同署名設定」というのは、文書に複数の人が同時に署名を入れる機能です。たとえば、契約書や議事録を作成する際に、複数の人の名前や日付を入れる場合に便利です。ですが、初心者の方には設定方法が少し複雑に感じられるかもしれません。この記事では、誰でもできるように、ステップごとにわかりやすく説明します。
共同署名を設定する目的は？
Googleドキュメントを使って文書を作成する際、チームやグループで同じ文書を共有し、必要に応じて署名を追加するケースがあります。例えば、会議の議事録に参加者全員の署名を集める必要がある時などに、効率よく作業を進めることができます。
Googleドキュメントで共同署名を設定する手順
Googleドキュメントで共同署名を設定するには、少しだけコツがいりますが、順を追って説明していきます。まずは、基本的な手順を押さえましょう。
Googleドキュメントを開く
まずは、Googleドキュメントにアクセスして、署名を設定したい文書を開きます。もしまだ文書がない場合は、新規作成してから進めてください。
編集権限を設定する
共同署名を使うためには、他の人と文書を共有して、編集権限を与える必要があります。画面右上の「共有」ボタンをクリックして、共有する相手のメールアドレスを入力し、「編集者」として権限を与えます。
コメント機能を使って署名欄を作成する
署名を入れたい場所にカーソルを合わせ、コメント機能を使います。コメントボックスには「ここに署名をお願いします」と書き込み、他の人がその部分を編集できるようにします。
必要な署名を追加してもらう
他の人に文書を編集してもらい、署名を追加してもらいます。この時、署名はそのまま名前を書くだけでなく、日付や役職などを加えることができます。
最後に確認・保存する
全員が署名を終えたら、文書を再確認し、必要に応じて修正を加えます。その後、「保存」して完了です。
Googleドキュメントの共同署名でよくある疑問
共同署名を入れるには、特別なアプリが必要ですか？
いいえ、Googleドキュメント内で完結する機能なので、特別なアプリをインストールする必要はありません。Googleドキュメントに標準装備されている「共有」機能や「コメント」機能を使えば、誰でも簡単に署名を追加することができます。
署名はどうしても文書内に直接記入しなければいけませんか？
署名を文書内に直接記入する必要はありません。コメント欄を使うことで、署名を記入せずに確認や同意の証として使うこともできます。文書に直に署名を記入する方法は、正式な契約書や申請書など、法的効力を持たせたい場合に適しています。
よくある質問や疑問
質問: 共同署名を入れる際、誰が署名を追加してもいいのですか？
共同署名を追加するには、まずその文書に「編集者」権限を持つ人に署名を追加してもらう必要があります。権限を持っていない人は、署名を追加することができませんので、編集権限を与えることが重要です。
質問: 署名を入れるタイミングはいつが良いですか？
署名を入れるタイミングは、通常、文書が最終的に確認され、内容に異議がないことが確認できた後です。文書の内容に変更が加わる前に署名を集めると、誤解を避けることができます。
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まとめ
Googleドキュメントでの共同署名設定は、実は思っているよりも簡単です。文書を共有し、必要な部分に署名を追加してもらうだけで、複数の人が同時に文書に署名できる便利なツールです。初めて使う方でも、上記の手順を順番に試してみれば、すぐに慣れることができるはずです。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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