「Googleドキュメントで差し込み印刷をしたいけれど、難しそう…」と感じている方へ。今回は、GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートを組み合わせて、誰でも簡単に差し込み印刷を行う方法をご紹介します。特別なスキルは不要で、パソコンに自信がない方でも安心して取り組めます。
差し込み印刷とは？
Googleドキュメントのイメージ
差し込み印刷とは、宛名ラベルや請求書、案内状など、同じ形式の文書に個別の情報を自動で差し込む技術です。例えば、名簿から名前や住所を一括で差し込んで、個別の案内状を作成することができます。
Googleドキュメントとスプレッドシートで差し込み印刷を行う方法
テンプレートとなるGoogleドキュメントを作成する
まず、差し込みたい情報を含むテンプレートをGoogleドキュメントで作成します。差し込む箇所には、{{名前}} や {{住所}} のように、二重波括弧で囲んだプレースホルダーを入力します。
Googleスプレッドシートにデータを入力する
次に、差し込みたいデータをGoogleスプレッドシートに入力します。1行目に項目名（名前、住所など）を入力し、2行目以降に各データを入力します。
Google Apps Scriptを使って差し込み処理を行う
Google Apps Scriptを使用して、スプレッドシートのデータをドキュメントのプレースホルダーに差し込みます。以下は、差し込み処理の基本的なコード例です。
javascript
function mergeDocuments() {
const templateDocId = 'テンプレートのドキュメントID';
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート名');
const data = sheet.getDataRange().getValues();
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const copy = DriveApp.getFileById(templateDocId).makeCopy('差し込み文書_' + i);
const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
const body = doc.getBody();
body.replaceText('{{名前}}', data);
body.replaceText('{{住所}}', data);
doc.saveAndClose();
}
}
このコードを実行すると、スプレッドシートのデータがテンプレートに差し込まれた新しいドキュメントが作成されます。
作成されたドキュメントをPDFとして保存する
作成されたドキュメントをPDF形式で保存するには、以下のコードを追加します。
javascript
function saveAsPDF() {
const folder = DriveApp.createFolder('差し込みPDF');
const files = DriveApp.getFilesByName('差し込み文書_');
while (files.hasNext()) {
const file = files.next();
const pdf = file.getAs('application/pdf');
folder.createFile(pdf);
}
}
このコードを実行すると、作成されたドキュメントがPDF形式で保存されます。
よくある質問や疑問
Q1: Google Apps Scriptを使うのは難しくないですか？
初めての方でも、上記のコードをコピー＆ペーストするだけで実行できます。特別なスキルは不要です。
Q2: Googleドキュメントのテンプレートはどのように作成すれば良いですか？
Googleドキュメントを開き、差し込みたい箇所にプレースホルダー（例{{名前}}）を入力するだけでテンプレートが作成できます。
Q3: 作成されたPDFはどこに保存されますか？
作成されたPDFは、Googleドライブ内の「差し込みPDF」フォルダに保存されます。
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まとめ
Googleドキュメントとスプレッドシートを組み合わせることで、誰でも簡単に差し込み印刷を行うことができます。特別なスキルは不要で、パソコンに自信がない方でも安心して取り組めます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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