Googleドキュメントを使っていると、「この文書を他の人と共有したいけれど、どうすればいいのか分からない」と悩むことはありませんか？特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方には、操作が難しく感じられるかもしれません。そんなあなたのために、今回はGoogleドキュメントの共有設定方法を、初心者でも分かりやすく、そしてYouTube動画でも活用できるように解説します。
Googleドキュメントの共有設定とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントの共有設定を使うと、文書を他の人と一緒に編集したり、コメントをもらったりすることができます。例えば、家族で旅行の計画を立てるときや、友達と一緒にレシピを作成するときなど、みんなで協力して作業を進めるのにとても便利です。
共有設定の方法パソコン編
まずは、パソコンでの共有設定方法を見ていきましょう。
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に与える権限を選びます。選べる権限は以下の3つです
- 編集者文書を編集できます。
- 閲覧者（コメント可）文書を閲覧し、コメントを追加できます。
- 閲覧者文書を閲覧のみできます。
- 必要に応じてメッセージを入力し、「送信」ボタンをクリックします。
これで、指定した相手に文書が共有されます。
共有設定の方法スマートフォン編
次に、スマートフォンでの共有設定方法を見ていきましょう。
- Googleドキュメントアプリを開きます。
- 共有したい文書を開きます。
- 画面右上の「︙（縦の三点リーダー）」をタップし、「共有」を選択します。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に与える権限を選びます。
- 必要に応じてメッセージを入力し、「送信」ボタンをタップします。
これで、スマートフォンからも簡単に文書を共有できます。
共有設定の注意点
共有設定を行う際には、以下の点に注意しましょう。
- 権限の設定共有相手にどのような操作を許可するかを慎重に選びましょう。
- リンクの共有リンクを知っている全員にアクセスを許可する設定もありますが、情報漏洩のリスクがあるため、必要な場合のみ使用しましょう。
- 通知の設定共有相手に通知を送るかどうかを選べます。通知を送ることで、相手に共有されたことを知らせることができます。
よくある質問や疑問
Q1: 共有した文書を削除されたくないのですが、どうすればいいですか？
共有設定画面で、「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外すことで、共有相手が文書を削除することを防げます。
Q2: 共有した文書を印刷やコピーされないようにするにはどうすればいいですか？
共有設定画面で、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外すことで、これらの操作を制限できます。
まとめ
Googleドキュメントの共有設定を使うことで、家族や友達、同僚と簡単に文書を共有し、一緒に作業を進めることができます。パソコンでもスマートフォンでも、操作は簡単で直感的です。共有設定を上手に活用して、より効率的に作業を進めてみましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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