知られざるGoogleドキュメント閲覧のみ設定の極意！誰でも簡単に資料を安全に共有できる方法

あなたがGoogleドキュメントやGoogleスライドを使う際に、相手に見てもらいたいけれど、勝手に編集されるのが心配という場面はよくありますよね。大切なプレゼン資料やプロジェクトの進行状況を共有する際、編集権限を与えることなく安全に閲覧のみできる方法があれば便利だと思いませんか？実は、そのための「閲覧のみ」設定を使うことで、簡単に資料を共有することができるんです。初心者でもできる、この設定をマスターして、あなたのドキュメントやスライドを守りましょう。

Googleドキュメント「閲覧のみ」設定の基本とは？

Googleドキュメントのイメージ

GoogleドキュメントやGoogleスライドを共有する際に、「閲覧のみ」の設定を使うことで、誰でも資料を確認できるけれど、勝手に編集されたり削除されたりする心配がなくなります。この設定は、例えばビジネスで重要なプレゼン資料を共有したり、チーム内での確認用資料を送ったりする場合に非常に便利です。では、具体的に「閲覧のみ」の設定はどのように行うのでしょうか？

パソコンからGoogleドキュメントを「閲覧のみ」で共有する方法

まずはパソコンを使って、Googleドキュメントの「閲覧のみ」設定をする方法をご紹介します。手順は非常に簡単で、誰でもすぐにできるので安心してください。

これで、リンクを受け取った相手はあなたのドキュメントを閲覧することができますが、編集はできません。

スマホからGoogleドキュメントを「閲覧のみ」で共有する方法

スマホからも簡単に「閲覧のみ」設定をすることができます。パソコンと同様に、手順を追って設定を行いましょう。

この方法で、スマホからも簡単に「閲覧のみ」を設定できます。

「閲覧のみ」にすることで得られるメリット

「閲覧のみ」の設定を行うことで、どのようなメリットがあるのでしょうか？例えば、同僚やクライアントとドキュメントを共有する際に、「閲覧のみ」の設定をしておくことで、以下のような利点があります。

• 編集を防げる – 資料が無断で編集される心配がなくなり、安心して共有できます。
• 変更の追跡が可能 – 閲覧権限を与えた相手は編集できないため、誤って重要な情報が変更されることを防げます。
• アクセス権限の管理が簡単 – 資料を見せるだけで編集させたくない場合に便利で、アクセス権限を簡単に管理できます。

「閲覧のみ」に設定した後、相手にできることは？

「閲覧のみ」の設定をすると、相手は資料を確認することができますが、編集や削除はできません。それでは、相手はどのような操作ができるのでしょうか？

• 資料を表示できる – 相手は資料を閲覧することができます。
• コメントを追加できない – コメントを追加する権限は与えられません。
• リンクのコピーができる – 「閲覧のみ」でも相手はリンクをコピーして他の人と共有することができますが、編集はできません。

もし、相手にコメントを追加したり、編集してもらいたい場合には、後から設定を変更することができます。

「閲覧のみ」設定の注意点と問題点

「閲覧のみ」の設定は便利ですが、注意点もいくつかあります。まず、リンクを受け取った相手がそのリンクを他の人と共有する可能性がある点です。リンクを受け取った人が、それを別の人に送ってしまうと、あなたが意図しない第三者にも資料が見られてしまうことになります。

また、もし資料にコメントを追加してもらいたい場合、閲覧のみの設定ではコメントができません。コメントを許可したい場合は、相手に「コメント可」もしくは「編集者」権限を与える必要があります。

Googleドキュメント「閲覧のみ」の疑問解決

「閲覧のみ」の設定を変更するにはどうすればいいですか？

「閲覧のみ」の設定を後から変更することもできます。以下の手順で設定を変更しましょう。

これで、相手は再び資料を編集できるようになります。

「閲覧のみ」の設定をしてもスライドをコピーされてしまうことはありますか？

はい、スライドを「閲覧のみ」にしても、相手がスライドをコピーすれば、自分のアカウントで編集することができます。ただし、「リンクをコピーできない」設定を有効にすることで、リンクをコピーできないようにすることができます。

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まとめ

GoogleドキュメントやGoogleスライドで「閲覧のみ」の設定をすることで、大切な資料を他の人に見せる際に、無断で編集される心配がなくなります。パソコンやスマホを使って簡単に設定でき、相手に安心して資料を共有できるのが魅力です。しかし、リンクが他の人と共有されることがあるため、共有の管理には注意が必要です。もしコメントや編集が必要な場合には、設定を変更して対応できます。あなたもこの方法を活用して、安心・安全に資料を共有してみてください。