スプレッドシートやGoogleドキュメントを使っていると、共有したファイルに誰がアクセスしたかを気にする場面がよくありますよね。しかし、普段使っている機能で実際に誰がファイルを見たのかを把握する方法や、履歴を残さずにファイルを閲覧する方法については、意外と知られていません。今回は、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの「履歴表示」機能を使いこなす方法について、初心者でも分かりやすく解説します。さらに、相手に履歴を残さずにファイルを閲覧する裏技も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
Googleドキュメントの閲覧履歴を確認する方法
Googleドキュメントのイメージ
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを共有した際、誰がファイルを閲覧したかを知りたいというのは多くのユーザーが抱える悩みです。そこで便利なのが「アクティビティダッシュボード」という機能です。この機能を使うことで、ファイルにアクセスしたユーザーの履歴を簡単に確認することができます。
アクティビティダッシュボードを使った閲覧履歴の確認方法
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートでは、アクティビティダッシュボードを開くことで、誰がいつファイルを閲覧したかを確認できます。以下の手順で簡単に履歴を確認できます。
- Googleドキュメントを開き、右上の「ツール」メニューから「アクティビティダッシュボード」を選択。
- 「アクティビティダッシュボード」画面で「閲覧履歴」タブをクリック。
- 履歴のリストから、誰が閲覧したのか、またいつ閲覧したのかを確認できます。
これで、あなたが共有したファイルを誰が見たのか、簡単にチェックできます。ただし、個人アカウントでは利用できず、Google Workspace（旧G Suite）ユーザーである必要がある点に注意が必要です。
閲覧履歴が残る条件とは？
閲覧履歴が正確に記録されるためには、いくつかの条件が必要です。例えば、Google Workspaceを利用していることや、履歴が一定期間で消えることもあるため、こまめに確認しておくことをおすすめします。
履歴を残さずに閲覧する方法
一方で、「誰にも知られずにGoogleドキュメントやスプレッドシートを閲覧したい」という場面もありますよね。実は、いくつかの方法を使えば、閲覧履歴に残さずにファイルを閲覧することができます。以下の方法を試してみてください。
シークレットモードやプライベートブラウジングを使う
最も簡単で効果的な方法が、シークレットモードやプライベートブラウジングを使うことです。これを使うことで、Googleアカウントにログインせずにファイルを閲覧することができ、閲覧履歴に記録されません。
- Google Chromeなどのブラウザを開き、シークレットモード（またはプライベートブラウジング）を選択。
- シークレットモードでGoogleドキュメントやスプレッドシートにアクセス。
- ログインせずにファイルを閲覧。
この方法を使えば、完全に閲覧履歴を残さずにファイルを確認することができます。
別のGoogleアカウントを使う
Googleアカウントごとに閲覧履歴が保存されるため、別のアカウントを使って閲覧することでも、履歴を残さずに確認できます。ただし、他のアカウントで閲覧した場合、再度そのアカウントでログインして履歴を確認することはできません。
オフラインモードでの閲覧
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートは、オフラインで閲覧する設定を行うことができます。オフラインモードで閲覧すれば、インターネットに接続されるまで履歴が記録されません。
- GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートをオフラインでも閲覧できる設定にしておく。
- オフライン状態でファイルを開いて確認。
- オンラインに戻った際に自動的に同期されるが、履歴としては残らない。
これを利用すれば、オンライン状態での履歴記録を防ぐことができます。
Googleドキュメント履歴表示に関する疑問解決
ここでは、読者がよく抱くGoogleドキュメントやスプレッドシートの履歴に関する疑問にお答えします。
個人アカウントでも閲覧履歴を確認できますか？
残念ながら、個人のGoogleアカウントでは「アクティビティダッシュボード」を利用することはできません。Google Workspace（旧G Suite）を利用している場合に限り、閲覧履歴を確認できます。
誰かに履歴を残さずにファイルを見られる方法はありますか？
はい、シークレットモードやプライベートブラウジング、または別のGoogleアカウントを使って閲覧することで、履歴を残さずに閲覧することができます。
オフラインモードを利用した場合、履歴はどうなりますか？
オフラインモードでファイルを閲覧した場合、その履歴はインターネット接続時に同期されますが、履歴には記録されません。
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まとめ
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの「アクティビティダッシュボード」を使えば、誰がファイルを閲覧したかを簡単に把握できます。ただし、個人アカウントではこの機能は利用できません。また、履歴を残さずにファイルを閲覧する方法として、シークレットモードやオフラインモードを活用することができます。プライバシーを守りつつ、適切にファイルを利用するために、これらの方法をうまく使いこなしましょう。
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