あなたの会社で「Googleドライブを使った社外共有」をルールにしているけど、いざ外部の取引先とアイテムを共有しようとしたとき、「相手がGoogleアカウントを持っていない！」と困ったことはありませんか？
心配しないでください！実は、Googleドライブには、Googleアカウントを持たない相手にも簡単にアイテムを共有できる「ビジター共有」という便利な機能が備わっているんです。この記事では、その活用方法や設定方法をわかりやすく解説し、あなたのビジネスをさらにスムーズに進める方法をご紹介します！
Googleドライブのビジター共有機能とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドライブを利用する企業が増えてきた今、外部と資料やファイルを共有する場面は日常茶飯事です。しかし、取引先や顧客がGoogleアカウントを持っていない場合、どうしても共有が難しいと感じることがあります。
そんな悩みを解消するのが、「ビジター共有」機能です。この機能を使えば、Googleアカウントを持たない相手にも、Googleドライブ内のアイテムを安全に共有でき、共同編集も可能になるのです。
ビジター共有の基本的な流れ
ビジター共有機能を使うと、相手がGoogleアカウントを持っていなくても、指定したアイテムにアクセスできるようになります。これにより、あなたが資料を送信する際の手間が減り、コミュニケーションの効率が大幅にアップします。
実際の共有方法はとても簡単です。まず、あなたが共有したいアイテムに「ビジター共有」の設定を行い、相手に招待状を送ります。
招待を受けた相手は、簡単に認証を通過することで、そのアイテムを閲覧・編集できるようになります。最初の認証を終えると、7日間はその権限が保持され、延長も可能です。
ビジター共有を設定するための重要ポイント
ビジター共有を有効にするためには、いくつかの事前準備が必要です。ここでは、設定方法をステップごとに解説します。
Google Workspaceの契約内容を確認
まず初めに、ビジター共有を利用するためには、Google Workspaceの適切なプランに加入している必要があります。ビジター共有機能が使えるのは以下のプランです。
- Google Workspace Essentials
- Business Standard、Business Plus、Education Plus
- Enterprise Standard、Enterprise Plus
一部のプランではビジター共有に制限がかかるため、契約しているプランがこの機能に対応しているかを確認しておきましょう。
Google管理コンソールで設定を変更
ビジター共有を利用するには、Google管理コンソールでの設定が必要です。以下の手順で設定を確認しましょう。
- Google管理コンソールにログインします。
- 「アプリ」 > 「Google Workspace」 > 「ドライブとドキュメント」 > 「共有設定」を開きます。
- 「組織の共有オプション」を選択し、「外部と共有可能な設定」を許可するように変更します。
これで、Googleアカウントを持っていない外部の方とも簡単に共有できるようになります。
Googleドライブ共有のセキュリティと管理上の注意点
ビジター共有は非常に便利な機能ですが、組織のデータセキュリティを保つために注意すべき点もいくつかあります。
共有対象の選定
ビジター共有は、誰でも簡単に外部とファイルを共有できるため、どの相手と共有するかを慎重に選ぶ必要があります。共有するファイルに機密性の高い情報が含まれている場合、共有対象者が信頼できる人物かどうかをしっかり確認することが重要です。
共有期限の管理
ビジター共有は7日間の期限が設定されていますが、これを過ぎると再度認証が必要になります。もし、期限が過ぎても共有が継続されるようであれば、管理者側で手動で期限を設定するツールを使うと良いでしょう。
DriveCheckerでの監視と管理
社内でビジター共有を活用する場合、管理者が社員の共有状況を監視するためのツールを活用することをおすすめします。例えば「DriveChecker」を使うことで、外部への共有状況を自動的に管理したり、共有終了日を設定して自動的に解除することができます。
Googleドキュメント組織共有設定に関する疑問解決
ここでは、Googleドライブの「ビジター共有」に関してよくある疑問について答えていきます。
ビジター共有はどのような場合に利用するのが適切ですか？
ビジター共有は、主に取引先や顧客など、Googleアカウントを持っていない外部の人にファイルやドキュメントを共有する際に非常に便利です。特に、社外との共同作業やレビューが必要な場合に役立ちます。
共有したファイルはどこまで編集可能ですか？
ビジター共有で共有したファイルは、設定した権限に基づき、相手が閲覧または編集することが可能です。7日間の間に必要な操作をしてもらえれば、スムーズに作業を進めることができます。
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まとめ
Googleドライブの「ビジター共有」機能を活用すれば、Googleアカウントを持たない相手にも、簡単かつ安全にファイルの共有や共同作業を依頼することができます。これにより、ビジネスの効率化が進み、社外とのやりとりが円滑に行えるようになるでしょう。
まずは、自社のGoogle Workspaceプランを確認し、設定を整えることから始めましょう。そして、ビジター共有の機能を活用して、よりスムーズで安全なコミュニケーションを実現してください。
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