電子契約の導入が進み、Googleドキュメントを使った契約書作成がますます注目されています。書面での契約書に比べ、時間とコストの削減ができ、どこでも簡単に契約を締結できる魅力があります。しかし、いざ「Googleドキュメントで契約書を作ろう」と思っても、どこから始めればよいのか分からない方も多いはず。この記事では、Googleドキュメントを活用して契約書を作成する方法を初心者向けにわかりやすく解説し、さらに電子契約に関する法律や注意点もカバーします。これから契約書を作成する方、電子契約を導入したい方にとって、必読の内容です。
Googleドキュメントで契約書作成！初心者でも簡単にできる方法とは
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントで契約書を作成するのは思ったより簡単です。ここでは、まずその基本的な流れについて見ていきましょう。Googleドキュメントの最大の特徴は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできることです。また、複数人での同時編集やコメント機能もあり、契約書作成がスムーズに行えます。
Googleドキュメントを使った契約書作成の流れ
Googleドキュメントで契約書を作成するための基本的な手順は以下の通りです。
- Googleアカウントにログインし、Googleドキュメントを開きます。
- 新しい文書を作成し、契約書に必要な項目（契約の目的、契約当事者、契約期間、金額など）を記入します。
- 契約書のフォーマットを整え、見やすさに配慮します。
- 文書が完成したら、必要に応じて署名欄や日付欄を設け、契約相手に送信します。
契約書のテンプレートを活用する
初心者でもすぐに契約書を作成できるように、契約書のテンプレートを活用するのがオススメです。Googleドキュメントには様々な契約書テンプレートがあり、それを元に編集を加えるだけで、簡単に契約書を完成させることができます。
- 契約書の基本項目を網羅したテンプレートを使用することで、内容を一から考える手間が省けます。
- フォーマットやレイアウトを整える手間も大幅に削減でき、あとは契約内容に合わせて調整するだけです。
Googleドキュメント契約書作成時に押さえておくべき重要なポイント
契約書作成にはいくつかの注意点があります。特に電子契約の場合、法的に有効とするために気をつけなければならないポイントがあります。
契約書の内容は法的に有効である必要がある
Googleドキュメントで契約書を作成する際には、その内容が法的に有効であることを確認しましょう。基本的には、契約書に記載されている内容が法律に準拠していれば問題ありません。しかし、ビジネスマナーや契約相手への配慮がなければ、契約が無効になる可能性もあります。
電子契約のための「見読性」と「可視性」の確保
電子契約においては、契約書を電子データとして取り交わすため、文書の「見読性」や「可視性」が重要です。文字が小さすぎる、逆に大きすぎると、契約内容が読みづらくなり、後々トラブルの原因になります。契約書のフォントは12ptを基本に、視認性を高めることを意識しましょう。
Googleドキュメント契約書作成のための実用的なアドバイス
契約書作成を効率化するためには、ツールを賢く活用することが重要です。ここでは、Googleドキュメントを使った契約書作成をさらに便利にする方法を紹介します。
契約書をPDFに変換して送信
契約書作成後、Googleドキュメントで作成した文書をそのまま電子契約として使用できますが、通常は契約書をPDF形式で保存し、送信することが一般的です。PDF化することで、フォントやレイアウトが崩れることなく、どんな端末でも読みやすくなります。
- Googleドキュメントで作成した契約書を、メニューから「ファイル」＞「ダウンロード」＞「PDF（.pdf）」を選んで保存します。
- PDF化した契約書は、契約相手に送信し、電子署名を付与してもらいます。
Googleドキュメントの共有機能を活用
Googleドキュメントは、リアルタイムで複数人と共同作業ができるため、契約書を一度作成した後、相手に内容を確認してもらうことができます。これにより、修正や意見交換がスムーズに行えるため、より精度の高い契約書が作成できます。
- 契約書を共有リンクで送ると、契約相手が直接文書にコメントを追加できます。
- 修正が必要な箇所も、その場で議論しながら進められるので、作業効率が格段に向上します。
Googleドキュメント 契約書作成に関するよくある質問
Googleドキュメントで作成した契約書は法的に有効ですか？
Googleドキュメントで作成した契約書も、内容が法的に適切であれば、法的に有効です。電子契約であっても、契約当事者が合意し、適切な署名が行われていれば、紙の契約書と同様に効力を持ちます。
電子契約を行う場合、契約書の署名はどのように行いますか？
電子契約では、電子署名を使って契約書に署名します。署名は、契約書に記載された情報をオンラインで確認し、電子的にサインを行うものです。これにより、物理的な署名や印刷は不要になります。
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まとめ
Googleドキュメントを使った契約書作成は、シンプルで効率的な方法です。クラウド上で手軽に作成でき、複数人での共同編集や内容確認も簡単に行えるため、ビジネスの現場でも非常に役立つツールとなります。契約書作成における基本的なポイントや、電子契約に関する法的要件も押さえておくことが重要です。Googleドキュメントを上手に活用し、スムーズに契約書を作成していきましょう。
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