Gmailで添付ファイルを開くとき、通常は添付されたファイルをクリックしてダウンロードする手間が必要です。しかし、Googleドキュメントを使って送信された場合、さらに便利で迅速な方法が存在することをご存じでしょうか？この方法を使えば、添付ファイルを開くのが一瞬で、さらにそのまま直接開けるという驚きの機能が満載です。
この記事では、Gmailで送られてきたGoogleドキュメントを「直接開く」方法を、初心者にも分かりやすく解説します。これを使うことで、無駄な手間を省き、メールのやり取りが劇的にスムーズになりますよ。
Gmailで送られたGoogleドキュメントの添付ファイルを直接開く方法
Gmailのイメージ
Gmailで受け取ったGoogleドキュメントの添付ファイルを直接開く方法には、実は簡単なステップがあります。この方法を覚えておけば、手間をかけずにすぐにファイル内容を確認できます。
まず、基本的な手順からご紹介します。
GoogleドキュメントからGmailを直接送信する方法
Googleドキュメントから直接Gmailを送る方法は、意外と知られていません。通常、Googleドキュメントで作成した文書を送信するには、PDFやWord形式に変換して添付し、手動で送信する必要があります。しかし、これには時間と手間がかかります。
ところが、GoogleドキュメントにはそのままGmailで送信できる機能が備わっているのです。これを利用すれば、送信したい文書を素早くメールとして送信できます。
- Googleドキュメントを開き、右上の「ファイル」をクリックします。
- 「メール」を選び、表示された項目から「このファイルをメールで送信」をクリックします。
- ポップアップ画面が表示されるので、送信先のメールアドレスを入力し、必要に応じて件名やメッセージを追加します。
- 送信先のメールアドレスが設定されたら、最後に「送信」をクリックします。
これで、Googleドキュメントが添付ファイルとしてではなく、メール本文としてそのまま送信されます。
添付ファイルではなく本文として送信する方法
通常、Googleドキュメントで作成した文書をメールに添付すると、PDFやWordファイルとして送信されます。しかし、この方法ではファイルを開くためにダウンロードする手間が発生します。
実は、Googleドキュメントでは、「添付せずに本文に含める」というオプションを選択することができ、これにより文書が直接メールの本文として送信されるため、添付ファイルをダウンロードせずに、受信した瞬間にその内容を確認できます。
- 「このファイルをメールで送信」画面で、下にあるオプションから「コンテンツをメールに添付せずに本文に含めます」をチェックします。
- これで、受信者は添付ファイルを開かずに、メールを開いた瞬間に文書の内容を確認できます。
GoogleドキュメントをGmailで送る時のファイル形式の変更方法
さらに便利な機能として、送信するGoogleドキュメントの形式を変更することができます。初期設定では「PDF」となっていますが、これをWordやExcelなど、他の形式に変更することも可能です。
例えば、Microsoft Word形式で送信したい場合は、以下の手順で簡単に設定できます。
- 「このファイルをメールで送信」画面で、右端にある「▼」ボタンをクリックします。
- 「Microsoft Word」を選択し、送信するファイル形式を設定します。
- 設定が完了したら、「送信」をクリックすれば、指定した形式でメールが送信されます。
この機能を活用すれば、受信者が使用しているアプリケーションに応じてファイル形式を柔軟に変えることができます。
Gmailでの添付ファイルを直接開くに関する疑問解決
Gmailで受け取ったGoogleドキュメントを直接開く方法に関して、よくある質問とその答えをまとめました。
Q1: Googleドキュメントを添付せずにメール本文に表示させるにはどうすれば良いのか？
A1: 「このファイルをメールで送信」画面で、「コンテンツをメールに添付せずに本文に含めます」にチェックを入れることで、添付ファイルとして送ることなく、そのままメールの本文として文書が表示されます。
Q2: 添付ファイルをMicrosoft Word形式で送信したい場合、どう設定すれば良いのか？
送信画面で、「ファイル形式」の部分をクリックし、「Microsoft Word」を選んでから送信すれば、Word形式で文書が送られます。
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まとめ
Googleドキュメントを使ったGmailの送信方法は、思っていたよりも簡単で便利です。ファイルを添付することなく、そのままメール本文として送信できる方法や、ファイル形式を変更する機能を使えば、さらに効率的に作業が進められます。
これらのテクニックを駆使すれば、Gmailでのやり取りがもっとスムーズになり、時間の節約にもつながります。ぜひ一度試してみてください。
最後に、この記事を参考に、あなたのメールライフをより快適に、効率的に活用してください！
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