驚愕の連動型ドロップダウンリスト作成法！初心者でも簡単にできるExcelの活用法

Excelを使ったデータ管理でよく見かける「ドロップダウンリスト」。リストの中から選択肢を選ぶだけで入力ミスを防げる便利なツールですが、「連動型のドロップダウンリストを作りたい」「リストが増えた時に自動で反映させたい」と悩む人も多いはず。そんなあなたに最適な方法をご紹介します。この手法を使うと、カテゴリごとに選択肢を切り替えられる「連動型ドロップダウンリスト」を簡単に作成できるだけでなく、リストの増減にも柔軟に対応可能。エクセル初心者でもわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Excelのドロップダウンリストとは？基本的な作成方法

Excelのイメージ

Excelでドロップダウンリストを作成する目的は、データ入力を効率化し、入力ミスを防ぐことです。最も基本的なプルダウンリストを作成するには、次の手順で設定を行います。

手順1リストデータの準備

まずは、リストに表示したいデータを準備します。データは別のシートにテーブル形式でまとめておくと便利です。データを増減させる際にも自動で反映されるため、作業効率が向上します。

手順2データの入力規則を設定

次に、ドロップダウンリストを設置したいセルを選び、「データ」タブの「データの入力規則」からリストを指定します。これで、プルダウンで選択できる項目が表示されます。

手順3リストの増減を自動反映

テーブル形式でデータを作成すれば、リストに追加・削除された内容が自動でプルダウンリストに反映されます。これにより、手動でリストを更新する手間が省けます。

連動型ドロップダウンリストの作成方法

ここからは、さらに便利な「連動型ドロップダウンリスト」の作成方法をご紹介します。この方法を使えば、選択したカテゴリに応じて次のリストが動的に変更されるので、データ入力の手間が劇的に減ります。

手順1大カテゴリ（親カテゴリ）の設定

大カテゴリには、例えば「商品カテゴリー」「地域」などの主要な選択肢を設定します。このセルを選択した後、同様に「データの入力規則」を開き、リストとして大カテゴリを指定します。

手順2中カテゴリ（子カテゴリ）の設定

次に、中カテゴリには大カテゴリを選んだ際に表示される項目を設定します。中カテゴリのセルを選び、再度「データの入力規則」を設定し、条件式を使って大カテゴリと関連付けます。これで、大カテゴリを選択することで、中カテゴリの選択肢が自動的に変わる仕組みが作れます。

手順3小カテゴリ（孫カテゴリ）の設定

さらに、選択肢を細分化した小カテゴリも設定可能です。小カテゴリのセルにも同じく「データの入力規則」を設定し、前の中カテゴリに基づいて動的に表示されるようにします。

実際の設定例ゲーミング商品とパソコンの違いを選ぶ

実際に、「ゲーミング商品」や「パソコン」のような大カテゴリを選んだ後に、それに対応する中カテゴリや小カテゴリが表示される仕組みを作ってみましょう。

例えば、大カテゴリ「ゲーミング」を選択すると、中カテゴリに「ゲーミングPC」や「ゲーミングモニター」などが表示され、さらに小カテゴリに「メーカー」や「モデル名」などが選べるようになります。

設定手順

よくある質問Excelの連動型ドロップダウンリストに関する疑問解決

質問1リストの項目が増えた場合、自動で反映されますか？

リスト項目を追加する際は、テーブル形式で管理していれば、項目の増減がプルダウンリストに自動で反映されます。ただし、手動で範囲を指定している場合は更新が必要です。

質問2プルダウンリストにエラーが表示される場合の対処法は？

プルダウンリストにエラーが表示される場合、指定した範囲やセルが正しいか、またはリスト名に誤りがないかを確認しましょう。範囲やセルの指定ミスがエラーの原因となることがあります。

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まとめ

Excelの連動型ドロップダウンリストは、複雑なデータの入力を効率化し、ミスを防ぐ非常に強力なツールです。特に、カテゴリごとに選択肢が変わるような仕組みを作ることで、膨大なデータの管理をスマートに行えるようになります。初心者でもステップを踏んで設定すれば、誰でも簡単に連動型リストを作成できるので、ぜひこの記事を参考にして、実践してみてください。