初心者でも簡単にできる！Excel VLOOKUPを別ブックで使う方法

Excelを使っているときに、「別のブックにあるデータを引っ張ってきたい！」と思うこと、ありますよね。そんなときに便利なのが、VLOOKUP関数です。しかし、別のブックを参照する場合、ちょっとしたコツや注意点があります。今回は、初心者にもわかりやすく、ExcelのVLOOKUPを別ブックで使う方法を解説します。これを覚えると、作業がぐっと効率化しますよ！

VLOOKUPとは？簡単におさらいしよう

Excelのイメージ

まずはVLOOKUP関数の基本から押さえておきましょう。VLOOKUPとは、指定した値を検索範囲から探して、対応するデータを返してくれるExcelの便利な関数です。例えば、売上データから特定の商品の価格を探したり、社員番号から名前を引っ張ってきたりする際に使います。

VLOOKUPの基本構文

VLOOKUP関数は以下の構文で使います

例えば、社員名簿の中から社員番号に基づいて名前を表示したい場合、以下のように使います。

これで、社員番号に対応する名前を自動的に引っ張ってきます。これがVLOOKUPの基本です。

別ブックでVLOOKUPを使う方法

ここからが本題です。別のExcelブックにあるデータをVLOOKUPで参照する場合、ちょっとした手順が必要です。別ブックを使う際のポイントを見ていきましょう。

別ブックを参照するVLOOKUPの構文

別のブックを参照する際、構文が少し変わります。具体的には、検索範囲に別のブックのファイルパスを記載します。以下のように書きます。

例えば、「売上データ.xlsx」というファイルの「データ」シートから商品コードを探してくる場合は、次のようになります。

この式では、`売上データ.xlsx`の「データ」シートから、商品コードに対応する価格を取り出してきます。

注意点別ブックを参照する際のファイルの状態

別ブックを参照する際に、いくつか注意点があります。

• 別ブックを開いている必要があるVLOOKUP関数で別のブックを参照する場合、参照先のブックが開いている必要があります。閉じた状態でも使えますが、パスが正しく指定されていないとエラーが表示されることがあります。
• ファイル名やシート名を正確に入力するファイル名やシート名に間違いがあると、エラーが出ます。特に、シート名が長い場合やスペースが含まれている場合、シングルクォートで囲う必要があります。
• リンク切れに注意別のブックにリンクを貼った場合、そのファイルを移動したり、名前を変更するとリンクが切れてしまうことがあります。リンクが切れないよう、ファイルの管理に注意しましょう。

よくある質問や疑問

VLOOKUPで別ブックを使うとき、ファイルを閉じていても動作しますか？

基本的には、参照するブックが開いていることが前提です。ただし、ファイルを閉じた状態でも、完全なパスを指定すれば動作することがありますが、注意が必要です。

VLOOKUPを別のシートに使う場合、シート名にスペースが含まれているとどうすればいいですか？

シート名にスペースが含まれている場合、シート名をシングルクォートで囲む必要があります。例えば、「データ セクション」というシート名の場合、次のように書きます

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まとめ

今回は、ExcelでVLOOKUPを使って別のブックのデータを引っ張ってくる方法についてご紹介しました。少しコツを掴めば、別ブックでもデータの検索はとても簡単です。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、練習を重ねればすぐに習得できますよ。

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