「Excelでデータを集計したいけど、どの関数を使えばいいのか分からない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心して使えるExcelのデータベース関数を使った集計方法をご紹介します。これを読めば、面倒な集計作業もスムーズにこなせるようになりますよ。
SUMIF関数で条件に合ったデータの合計を求める
Excelのイメージ
まずは、最も基本的な関数「SUMIF（サムイフ）」から始めましょう。この関数は、指定した条件に一致するデータの合計を求めるものです。
例えば、売上データがあり、「商品A」の売上合計を知りたいときに使います。
使い方
`=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)`
* 範囲条件を検索するセル範囲
* 検索条件「商品A」などの条件
* 合計範囲合計したい数値が入っているセル範囲
例えば、商品名がB列、売上金額がC列にある場合、商品Aの売上合計を求める式は次のようになります。
`=SUMIF(B2:B10, “商品A”, C2:C10)`
これで、「商品A」の売上金額の合計が表示されます。
SUMIFS関数で複数の条件を組み合わせて集計する
次に、複数の条件で集計したい場合に便利な「SUMIFS（サムイフス）」関数をご紹介します。この関数は、複数の条件を指定して、そのすべてを満たすデータの合計を求めるものです。
例えば、「商品A」の「2025年1月」の売上合計を知りたいときに使います。
使い方
`=SUMIFS(合計範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2, …)`
* 合計範囲合計したい数値が入っているセル範囲
* 条件範囲1条件を検索するセル範囲
* 条件1「商品A」などの条件
* 条件範囲2別の条件を検索するセル範囲
* 条件2「2025年1月」などの条件
例えば、商品名がB列、売上日がA列、売上金額がC列にある場合、商品Aの2025年1月の売上合計を求める式は次のようになります。
`=SUMIFS(C2:C10, B2:B10, “商品A”, , “2025/01”)`
これで、「商品A」の「2025年1月」の売上金額の合計が表示されます。
DSUM関数でデータベース形式のデータを集計する
最後に、データベース形式のデータを扱う際に便利な「DSUM（ディーサム）」関数をご紹介します。この関数は、データベース形式の表から指定した条件に一致するレコードの合計を計算するものです。
使い方
`=DSUM(データベース, フィールド, 条件)`
* データベース列見出しを含むデータ範囲
* フィールド合計したい列の見出し
* 条件検索条件を記述したセル範囲
例えば、売上データが\:D10にあり、商品名がB列、売上金額がD列にある場合、「商品A」の売上合計を求める式は次のようになります。
`=DSUM(D10, “売上金額”, F1:F2)`
ここで、F1\:F2には検索条件を記述します。例えば、F1に「商品名」、F2に「商品A」と入力します。
これで、「商品A」の売上金額の合計が表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: SUMIF関数とSUMIFS関数の違いは何ですか？
SUMIF関数は1つの条件で合計を求めるのに対し、SUMIFS関数は複数の条件で合計を求めることができます。
Q2: DSUM関数はどのような場合に使いますか？
DSUM関数は、データベース形式の表から指定した条件に一致するレコードの合計を計算する際に使用します。
Q3: 関数を使う際の注意点はありますか？
関数を使用する際は、セル範囲や条件を正確に指定することが重要です。また、条件に一致するデータがない場合、結果が0になることがありますので、その点も考慮してください。
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まとめ
Excelのデータベース関数を使えば、複雑な集計作業も簡単にこなせるようになります。SUMIF関数、SUMIFS関数、DSUM関数を使いこなすことで、業務効率が大幅に向上します。
「関数の使い方がよく分からない」「もっと詳しく知りたい」といった疑問やお悩みがありましたら、お気軽にLINEからお声掛けください。
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