こんにちは！今日は「Excelにデータを入力するのって難しそう…」と思っているあなたに向けて、すごくわかりやすくお話ししますね。この記事を読めば、Excelでデータを入力するときに「え、どうやるの？」と悩むことがグッと減りますよ。
Excel データ 入力の基本を知ろう
Excelのイメージ
まず最初に、Excelってどうやって入力するのかをざっくりお話ししますね。
セルに入力するってどういうこと？
Excelの表は「マス目」がたくさん並んでいて、一つひとつのマス目のことを「セル」と言います。気になるセルをクリックして、文字や数字をキーボードから入力して、EnterキーかTabキーを押せば次のセルに移動できます。これがデータ入力の基本の「き」ですね。Alt＋Enterでセル内に改行もできますよ。
オートフィルでラクラク連続入力
例えば「1、2、3…」や「月・火・水…」、日付などを入力するとき、「オートフィル」機能を使うとマウスでドラッグするだけで自動で連続入力できて、本当に便利なんです。
- この機能を使えば、毎回同じ数字や曜日を手入力しなくていいので楽です
- 長い日付のリストや連番も、クリック＆ドラッグだけでポンっと埋まります
入力ミスを防ぐ便利機能を使おう
ドロップダウンリストで選ぶだけ入力
入力できる選択肢をあらかじめ決めておいて、「プルダウン（▼）」から選ぶだけで入力できるようにする機能もあります。これを使えば、うっかり間違った文字や数字を入れる心配がグッと減ります。
- わざわざ手で書かずに済むので、入力があっという間に終わります
- 間違いやすい入力を防ぐことができます
実際には「データ」タブ → 「データの入力規則」を選んで、「リスト」を指定するなどの簡単な操作で設定できます。
入力規則で安心設定もOK
例えば「このセルは整数だけ」「このセルは日付だけ」というふうに制限をかけたいときは、「入力規則」を使うといいです。
- 意図しない文字や数字を入れないようにできます
- わかりやすいエラーメッセージも設定できるので安心です
「データの入力規則」で簡単に設定できます。
疲れず、ミスせず入力するための小ワザ
フォーム機能を使って入力をスマートに
Excelには「フォーム機能」というものがあって、入力画面のような形式でデータを入れられます。見た目もスッキリしているし、入力ミスもしにくくなるんです。
- 見た目が入力画面ぽくて、見慣れた方でも違和感なく使えます
- Enterキーだけで次の入力に進めるのでスムーズです
ちょっと準備が必要ですが、リボンに「フォーム」ボタンを追加すれば、すぐ使えますよ。
初心者が陥りやすい間違い、どう対策する？
Excelのデータ入力でよくあるのは、数値なのに文字で入れてしまうとか、日付なのに違う形式で入力してしまうとか。こういうときは以下のことを覚えておくと便利です
- 数式を使うときは、必ず先頭に「=」を入れる
- 文字はダブルクォーテーション（“ ”）でくくるときもありますが、基本的には文字として入力すればOKです
よくある質問や疑問
Q1: セルに改行したいときはどうすればいいですか？
セルの中で改行したいときは、Altキー＋Enterキーを押すと同じセル内で改行できます。覚えておくと便利ですよ。
Q2: プルダウンリストが表示されないときはどうすれば？
ドロップダウンリストが出ない場合は、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか、「オブジェクトの表示設定」が「すべて」になっているかを確認しましょう。
Q3: 入力規則をあとで解除したいときは？
入力規則を設定したセルを選んで、「データの入力規則」→「すべてクリア」を選ぶと、ルールを解除できます。
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まとめ
この記事では、Excelの「データ入力」において、基本の入力方法から、ミスを減らす便利機能、そしてフォーム入力やドロップダウンによる手間削減まで、初心者にありがちな悩みに寄り添う形で紹介しました。
最初は「セルって何？」というところから、少しずつ使いこなせるようになると、だんだん「できた！」という気持ちが増えて楽しくなりますよ。
もし他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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