Excel365のバージョン履歴を使いこなす！初心者でもできるファイル復元術

Excel365を使っていると、うっかり保存し忘れたり、間違って編集してしまったりすることがありますよね。そんなときに役立つのが「バージョン履歴」機能です。これを使えば、過去の状態に戻すことができるんです。

でも、「バージョン履歴って何？」「どうやって使うの？」と感じている方も多いのではないでしょうか。安心してください。今回は、Excel365のバージョン履歴機能を初心者の方でもわかりやすく、実際の操作を交えてご紹介します。

バージョン履歴とは？

Excelのイメージ

まず、「バージョン履歴」とは、Excel365で作成したファイルの過去の状態を記録しておく機能です。これにより、誤って変更してしまった内容や保存し忘れたデータを、過去のバージョンから復元することができます。

例えば、数日前に作成した内容を見直したいときや、間違って削除してしまったデータを取り戻したいときに便利です。

バージョン履歴の活用例

バージョン履歴の確認方法

それでは、実際にExcel365でバージョン履歴を確認する方法を見ていきましょう。

手順1OneDriveまたはSharePointに保存されたファイルを開く

バージョン履歴は、OneDriveやSharePointに保存されたファイルで利用できます。まずは、該当のファイルを開きましょう。

手順2ファイルメニューから「情報」を選択

ファイルを開いたら、左上の「ファイル」タブをクリックし、表示されるメニューから「情報」を選択します。

手順3「バージョン履歴」をクリック

「情報」画面が表示されたら、右側にある「バージョン履歴」をクリックします。これで、過去のバージョン一覧が表示されます。

手順4復元したいバージョンを選択

一覧から復元したいバージョンを選び、「復元」ボタンをクリックします。これで、その時点の状態に戻すことができます。

バージョン履歴の注意点

バージョン履歴を利用する際には、いくつかの注意点があります。

よくある質問や疑問

Q1: バージョン履歴はどのくらいの期間保存されますか？

バージョン履歴の保存期間は、組織の設定やOneDriveのプランによって異なります。一般的には、30日間の履歴が保存されますが、詳細は管理者に確認してください。

Q2: バージョン履歴は誰でも利用できますか？

バージョン履歴は、OneDriveまたはSharePointに保存されたファイルで、かつ自動保存が有効な場合に利用できます。利用できない場合は、設定を確認するか、管理者に問い合わせてください。

Q3: バージョン履歴を無効にすることはできますか？

バージョン履歴は、OneDriveやSharePointの設定で無効にすることができます。ただし、無効にすると過去の状態に戻すことができなくなるため、注意が必要です。

まとめ

Excel365のバージョン履歴機能は、うっかりミスや保存し忘れによるデータ損失を防ぐための強力なツールです。特に、初心者の方でも簡単に利用できるように設計されています。

もし、操作方法や設定についてさらに詳しく知りたい場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの作業がより快適になるよう、お手伝いさせていただきます。