Excel365を使っていると、データ入力を効率化するために「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」を活用したくなることがありますよね。特に、同じ項目を何度も入力する場面では、プルダウンリストが大変便利です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excel365でプルダウンリストを作成する方法をステップバイステップでご紹介します。
プルダウンリストとは？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックするとあらかじめ設定した選択肢が表示され、その中から選ぶことで入力が完了する機能です。例えば、「性別」や「出席・欠席」など、選択肢が限られている場合に特に役立ちます。
プルダウンリストの作成方法
リストをシート上に作成する
まず、プルダウンリストに表示したい項目をExcelのシート上に入力します。例えば、「出席」「欠席」「遅刻」など、縦に並べて入力してください。
プルダウンを設定したいセルを選択する
次に、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。
「データの入力規則」を開く
上部のメニューから「データ」タブをクリックし、「データツール」グループの中にある「データの入力規則」をクリックします。
「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されるので、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
リストの範囲を指定する
「元の値」欄の右側にある小さなボタンをクリックし、先ほどシート上に作成したリストの範囲をドラッグして選択します。選択が完了したら、再度「元の値」欄に戻り、「OK」をクリックします。
プルダウンリストの確認
設定したセルをクリックすると、右側に小さな▼マークが表示されます。この▼をクリックすると、先ほど設定したリストが表示され、選択できるようになります。
項目の追加や変更はどうするの？
項目を追加する方法
リストに新しい項目を追加したい場合は、シート上のリストに新しい項目を入力します。その後、プルダウンを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を再度開き、「元の値」の範囲を新しい項目を含むように変更します。
項目を削除する方法
不要な項目を削除したい場合は、シート上のリストからその項目を削除します。その後、「データの入力規則」を開き、「元の値」の範囲を削除後のリストに合わせて変更します。
プルダウンリストを解除する方法
プルダウンリストを解除したい場合は、プルダウンを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開き、「設定」タブの下部にある「すべてクリア」をクリックします。これで、プルダウンリストが解除されます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストの項目が多くて管理が大変です。どうすればいいですか？
項目が多くなると管理が大変になります。そんなときは、リストをExcelの別のシートにまとめておき、そのシートを参照するように設定することで、管理がしやすくなります。
Q2: プルダウンリストに項目を追加したいのですが、どうすれば自動で反映されますか？
リストを「テーブル」に変換しておくと、項目を追加するたびにプルダウンリストに自動で反映されるようになります。テーブルに変換するには、リストの範囲を選択し、「挿入」タブから「テーブル」を選択してください。
Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたいのですが、どうすればいいですか？
リストの項目を並べ替えるには、シート上のリストを選択し、「データ」タブから「並べ替え」を選択します。並べ替えの基準を設定し、昇順または降順で並べ替えてください。
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まとめ
Excel365でプルダウンリストを作成することで、データ入力が効率化され、入力ミスも減少します。特に、同じ項目を何度も入力する場面では大変便利な機能です。ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、日々の作業に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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