ExcelのXLOOKUPで重複データを扱う方法【初心者向け解決ガイド】

Excelを使っていると、同じ名前やIDが複数回出てくることがありますよね。例えば、社員名簿で同じ部署に複数人がいる場合などです。そんなとき、XLOOKUP関数を使って重複データをうまく扱う方法をご紹介します。初心者の方でも安心して学べるように、わかりやすく解説しますね。

重複データを扱う理由とは？

Excelのイメージ

まず、なぜ重複データを扱う必要があるのでしょうか？例えば、社員名簿で同じ部署に複数人がいる場合、XLOOKUPを使って一人だけを取り出すと、最初に見つかった人だけが表示されてしまいます。これでは、他の人の情報が抜けてしまいますよね。

XLOOKUP関数は、指定した範囲から条件に合ったデータを検索して返す便利な関数です。しかし、同じ条件のデータが複数ある場合、最初に見つかったデータだけを返します。これを解決するためには、少し工夫が必要です。

FILTER関数を使うと、条件に合ったすべてのデータを抽出できます。例えば、部署が「営業部」の社員をすべてリストアップする場合、次のような式を使います。

=FILTER(社員名簿!\:, 社員名簿!B2\:B100 = "営業部")

これで、「営業部」に所属するすべての社員の名前が表示されます。

もし、同じ部署に複数人がいる場合、順番に名前を取得したいことがありますよね。そんなときは、INDEX関数とCOUNTIF関数を組み合わせて使います。

例えば、部署が「営業部」の社員を順番に取得する場合、次のような式を使います。

=INDEX(FILTER(社員名簿!\:, 社員名簿!B2\:B100 = "営業部"), COUNTIF(営業部社員リスト!B\$2\:B2, "営業部"))

これで、「営業部」の社員を順番にリストアップできます。

実際に、社員名簿が次のようになっているとします。

この中で、「営業部」の社員を順番に取得したい場合、先ほどのINDEXとCOUNTIFを組み合わせた式を使います。

=INDEX(FILTER(社員名簿!B2\:B6, 社員名簿!C2\:C6 = "営業部"), COUNTIF(営業部社員リスト!B\$2\:B2, "営業部"))

この式を「営業部社員リスト」のB2セルに入力し、下にコピーすると、順番に「田中」「鈴木」「高橋」と表示されます。

XLOOKUP関数は、指定した範囲から条件に合ったデータを検索して返す関数です。基本的な使い方は次の通りです。

=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 返す範囲)

例えば、社員ID「001」に対応する名前を取得する場合、次のように使います。

=XLOOKUP("001", 社員名簿!\:, 社員名簿!B2\:B6)

FILTER関数は、条件に合ったすべてのデータを抽出する関数です。一方、XLOOKUP関数は、条件に合った最初のデータを返す関数です。重複データを扱う場合、FILTER関数を使ってすべてのデータを抽出し、その中から順番にデータを取得する方法が有効です。

COUNTIF関数は、指定した範囲の中で、条件に合ったデータの個数を数える関数です。例えば、「営業部」の社員が何人いるかを数える場合、次のように使います。

=COUNTIF(社員名簿!C2\:C6, "営業部")

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Excelで重複データを扱う際には、FILTER関数やINDEX関数、COUNTIF関数を組み合わせることで、効率的にデータを取得できます。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、実際に手を動かしてみると、次第に理解が深まりますよ。

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