ピボットテーブルは、Excel365で大量のデータを簡単に集計・分析できる強力なツールです。しかし、元データに変更があった際に、ピボットテーブルを手動で更新しないと、最新の情報が反映されません。今回は、初心者の方でもわかりやすく、ピボットテーブルのデータ更新方法を解説します。
ピボットテーブルのデータ更新方法
Excelのイメージ
手動で更新する方法
ピボットテーブルのデータを手動で更新するには、以下の手順を行います。
- ピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
- リボンの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
- 「データ」グループにある「更新」ボタンをクリックします。
これで、元データの変更がピボットテーブルに反映されます。
すべてのピボットテーブルを一度に更新する方法
複数のピボットテーブルがある場合、すべてを一度に更新することも可能です。
- 任意のピボットテーブル内のセルをクリックして選択します。
- リボンの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
- 「更新」ボタンの下にある矢印をクリックし、「すべて更新」を選択します。
これで、ブック内のすべてのピボットテーブルが最新のデータに更新されます。
右クリックで更新する方法
ピボットテーブルを右クリックして表示されるメニューからも更新が可能です。
- ピボットテーブル内の任意のセルを右クリックします。
- 表示されるメニューから「更新」を選択します。
この方法は、ショートカットキー「Ctrl + Alt + F5」を使用することで、さらに迅速に更新できます。
ファイルを開いたときに自動的に更新する設定
毎回手動で更新するのが面倒な場合、ファイルを開いたときに自動的にピボットテーブルを更新する設定が可能です。
- ピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
- リボンの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
- 「オプション」ボタンをクリックし、「ピボットテーブルオプション」を選択します。
- 「データ」タブをクリックし、「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、次回ファイルを開いた際に、ピボットテーブルが自動的に最新のデータに更新されます。
よくある質問や疑問
Q1: ピボットテーブルを更新しても新しい項目が表示されません。どうすればよいですか？
新しい項目が表示されない場合、ピボットテーブルのデータソース範囲が更新されていない可能性があります。以下の手順でデータソースを変更してください。
- ピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
- リボンの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
- 「データ」グループにある「データソースの変更」をクリックします。
- 表示されるダイアログボックスで、新しいデータ範囲を指定し、「OK」をクリックします。
これで、新しい項目がピボットテーブルに反映されます。
Q2: ピボットテーブルを更新すると、列幅やセルの書式設定が変わってしまいます。防ぐ方法はありますか？
ピボットテーブルを更新した際に列幅やセルの書式設定が変わらないようにするには、以下の設定を行ってください。
- ピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
- リボンの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
- 「オプション」ボタンをクリックし、「ピボットテーブルオプション」を選択します。
- 「レイアウトと書式」タブをクリックし、「更新時に列幅を自動調整する」と「更新時にセル書式を保持する」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、ピボットテーブルを更新しても列幅やセルの書式設定が変更されなくなります。
まとめ
ピボットテーブルは、Excel365でデータを効率的に集計・分析するための強力なツールです。元データに変更があった際には、手動で更新するか、ファイルを開いたときに自動更新する設定を行うことで、最新の情報を反映させることができます。初心者の方でも、これらの手順を覚えることで、ピボットテーブルを効果的に活用できるようになります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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