皆さん、こんにちは！Excelでデータを扱う際、フィルター機能を使って特定の情報だけを表示することがありますよね。でも、その後に合計や平均を計算しようとすると、表示されていないデータまで含まれてしまうこと、ありませんか？そんな時に便利なのがSUBTOTAL関数です。今日は、このSUBTOTAL関数を使って、フィルター後のデータだけを集計する方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。
SUBTOTAL関数とは？
Excelのイメージ
まず、SUBTOTAL関数についてご紹介します。SUBTOTAL関数は、リスト形式のデータに対して、合計や平均などの集計を行う関数です。特に便利なのは、フィルターで非表示になったデータを自動的に除外して集計してくれる点です。これにより、表示されているデータだけを対象に計算できます。
SUBTOTAL関数の基本的な使い方
では、実際にSUBTOTAL関数を使ってみましょう。例えば、以下のような売上データがあるとします。
| 商品名 | 売上金額 |
|---|---|
| 商品A | 1000 |
| 商品B | 1500 |
| 商品C | 2000 |
このデータの売上金額の合計を求めるには、以下の手順で行います。
- 集計結果を表示したいセルを選択します。
- =SUBTOTAL( と入力します。
- 集計方法の番号を入力します。合計の場合は9です。
- ,（カンマ）を入力し、集計したい範囲を選択します。この例では、売上金額の列を選択します。
- ) を入力し、Enterキーを押します。
すると、表示されている売上金額の合計が計算されます。
フィルターとSUBTOTAL関数の連携
SUBTOTAL関数の真価は、フィルター機能と組み合わせたときに発揮されます。例えば、上記のデータで「商品A」だけを表示するようにフィルターをかけると、SUBTOTAL関数の結果も自動的に「商品A」の売上金額だけの合計に更新されます。これにより、フィルターで表示されているデータだけを対象にした集計が簡単に行えます。
集計方法の選択
SUBTOTAL関数では、合計以外にもさまざまな集計が可能です。集計方法は、関数の第1引数で指定します。主な集計方法と対応する番号は以下の通りです。
| 番号 | 集計方法 |
|---|---|
| 1 | AVERAGE（平均） |
| 2 | COUNT（数値の個数） |
| 3 | COUNTA（データの個数） |
| 4 | MAX（最大値） |
| 5 | MIN（最小値） |
| 9 | SUM（合計） |
例えば、平均を求めたい場合は、=SUBTOTAL(1, 集計範囲) と入力します。
手動で非表示にした行を除外する方法
フィルター機能以外にも、手動で行を非表示にすることがありますよね。SUBTOTAL関数では、集計方法の番号を101～111にすることで、手動で非表示にした行を集計から除外できます。例えば、手動で非表示にした行を除いた合計を求めるには、=SUBTOTAL(109, 集計範囲) と入力します。
よくある質問や疑問
Q1: SUM関数とSUBTOTAL関数の違いは何ですか？
SUM関数は、非表示の行も含めてすべてのデータを集計します。一方、SUBTOTAL関数は、フィルターで非表示になった行を自動的に除外して集計します。また、集計方法の番号を101～111にすることで、手動で非表示にした行も除外できます。
Q2: SUBTOTAL関数はどのような場面で使うと便利ですか？
フィルター機能を使ってデータを絞り込んだ際に、表示されているデータだけを集計したい場合に便利です。また、手動で非表示にした行を除外して集計したい場合にも役立ちます。
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まとめ
いかがでしたか？SUBTOTAL関数を使うことで、フィルター後のデータや手動で非表示にしたデータを簡単に除外して集計できます。これにより、より正確で効率的なデータ分析が可能になります。ぜひ、日々の業務で活用してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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