Excelで資料を作成して印刷したら、ページがバラバラになって困ったことはありませんか？会議資料や報告書を提出する際、ページ番号がないと相手に不親切ですし、資料の信頼性も下がってしまいます。実は、Excelのページ番号設定は思っているよりも簡単で、知っておくと作業効率が劇的に向上する便利な機能なんです。本記事では、基本的な設定方法から、8割の人が知らない応用テクニックまで、実務で本当に使える内容を徹底解説します。
Excelでページ番号を設定する基本的な方法
Excelのイメージ
Excelでページ番号を設定するには、主に2つの方法があります。どちらの方法も数クリックで完了するので、自分に合った方法を選んでください。
ページレイアウトから設定する手順
最も一般的な方法は、ページレイアウトタブを使った設定です。まず、リボンメニューからページレイアウトタブをクリックしましょう。次に、ページ設定グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックすると、ページ設定ダイアログボックスが開きます。
ダイアログボックスが表示されたら、ヘッダー/フッタータブを選択してください。ここで「ヘッダーの編集」または「フッターの編集」ボタンをクリックすると、編集ウィンドウが開きます。ページ番号は通常、資料の下部に表示するのが一般的なので、フッターに設定するのがおすすめです。
編集ウィンドウには、左側・中央・右側の3つのボックスがあります。ページ番号を表示したい位置のボックスをクリックし、ページ番号の挿入ボタンを押してください。すると、「&」という文字が表示されます。これは正常な状態なので安心してください。実際の数字は印刷プレビューで確認できます。
設定が完了したら、OKボタンをクリックして保存しましょう。標準の画面ではページ番号は表示されませんが、印刷プレビューを開くとしっかり表示されているのが確認できます。
挿入タブから設定する方法
もう一つの方法は、挿入タブを使った設定です。リボンメニューの挿入タブをクリックし、テキストグループからヘッダーとフッターを選択します。すると、画面が自動的にページレイアウトビューに切り替わります。
ページレイアウトビューでは、ヘッダーとフッターの領域が直接編集可能になります。フッター部分をクリックすると、リボンメニューにヘッダーとフッターツールが表示されるので、そこからページ番号をクリックしてください。この方法は視覚的にわかりやすく、初心者の方にもおすすめです。
ページ番号設定で知っておくべき重要なポイント
ページ番号を設定する際、多くの人が見落としがちな重要なポイントがあります。まず、ヘッダーとフッターはシートごとに個別設定されるという点です。ワークブック全体に一括で設定することはできないので、複数のシートにページ番号を付けたい場合は、シートをグループ化してから設定する必要があります。
また、ページ番号のフィールドに直接数字を入力してしまうと、すべてのページで同じ番号が表示されてしまいます。必ずページ番号の挿入ボタンを使って設定することが大切です。設定画面では「&」という表示になりますが、これが正しい設定の証拠なので、間違えて削除しないように注意しましょう。
さらに、Excelのページ番号は標準ビューでは表示されません。設定が反映されているか確認したい場合は、印刷プレビューまたはページレイアウトビューで確認する必要があります。この仕様を知らないと、「設定したのに表示されない」と焦ってしまうことがあるので、覚えておいてください。
実務で使える応用テクニック7選
基本的な設定方法を理解したら、次は実務で役立つ応用テクニックを身につけましょう。これらのテクニックを知っているだけで、作業効率が大幅に向上します。
2ページ目から番号を開始する方法
表紙ページにページ番号を付けたくない場合、先頭ページ番号を0に設定する方法があります。ページ設定ダイアログボックスを開き、ページタブを選択してください。先頭ページ番号の項目が「自動」になっているので、これを「0」に変更します。
次に、ヘッダー/フッタータブに移動し、先頭ページのみ別指定にチェックを入れます。すると、表紙ページのフッターが自動的に削除され、2ページ目から「1」が表示されるようになります。この方法を使えば、表紙を含む資料でも綺麗にページ番号を振ることができます。
複数シートに連続でページ番号を振る方法
複数のワークシートにまたがる資料を作成する場合、シートごとに1から始まるのではなく、連続したページ番号を振りたいことがあります。この場合、ページ番号を設定したいシートをすべて選択してから設定を行います。
隣接したシートを選択するには、最初のシートをクリックし、Shiftキーを押しながら最後のシートをクリックします。離れた位置にあるシートを選択する場合は、Ctrlキーを押しながら各シートをクリックしてください。すべてのシートを選択したい場合は、シート見出しを右クリックしてすべてのシートを選択を選びます。
シートがグループ化された状態で、前述のページ番号設定を行えば、すべてのシートに連続したページ番号が振られます。ただし、各シートの先頭ページ番号を個別に調整する必要がある点に注意してください。
総ページ数を表示する方法
「2/6ページ」のように、現在のページ番号と総ページ数を同時に表示すると、読み手が資料全体のボリュームを把握しやすくなります。この設定は非常に簡単で、ページ番号を挿入した後、スラッシュを入力してからページ数の挿入ボタンをクリックするだけです。
フィールドコードでは「&/&」と表示されます。印刷プレビューで確認すると、「1/6」「2/6」のように表示されるはずです。また、ヘッダー/フッターのプルダウンメニューから「1/？ページ」を選択する方法もあります。こちらは設定が簡単なので、初心者の方におすすめです。
表紙にページ番号を付けない方法
ビジネス文書では、表紙や目次にページ番号を表示せず、本文から番号を開始することが一般的です。この設定には、先頭ページのみ別指定機能を使います。ページ設定ダイアログボックスのヘッダー/フッタータブで、この項目にチェックを入れてください。
チェックを入れると、先頭ページと以降のページで別々にヘッダーとフッターを編集できるようになります。先頭ページのフッターは空白のままにし、以降のページにのみページ番号を設定すれば、表紙にはページ番号が表示されなくなります。プロフェッショナルな資料作りには欠かせないテクニックです。
ページ番号と一緒にファイル名を表示する方法
複数の資料を扱う際、ページ番号だけでなくファイル名も表示しておくと、後から見返したときに便利です。ヘッダーまたはフッターの編集画面で、ファイル名の挿入ボタンをクリックすると、「&」というフィールドコードが挿入されます。
ページ番号とファイル名を両方表示したい場合は、フッターの左側にファイル名、中央にページ番号を配置するのがおすすめです。これにより、資料の識別性が大幅に向上し、管理がしやすくなります。
ページ番号の表示位置を変更する方法
ページ番号の表示位置は、ヘッダーまたはフッターの左側・中央・右側のいずれかを選べます。一般的には中央に配置することが多いですが、左側に配置して右側に日付を表示するなど、レイアウトを工夫することも可能です。
また、余白タブで数値を調整することで、ページ番号の上下位置を微調整できます。余白の数値は用紙の端からの距離を示しており、数値が小さいほど端に近づきます。資料のデザインに合わせて、最適な位置を見つけてください。
印刷方向によるページ番号の調整
Excelのデフォルト設定では、ページは上から下、次に左から右の順序で番号が振られます。横に長い表を扱う場合、この順序を左から右、次に上から下に変更したいことがあります。ページ設定ダイアログボックスのシートタブを開き、ページの順序で「上、下」を選択してください。
この設定を変更すると、ページ番号の振り方も変わるので、印刷プレビューで必ず確認するようにしましょう。データの配置に合わせて最適な印刷順序を選ぶことで、読み手にとってわかりやすい資料になります。
ページ番号が表示されない時の対処法
設定したはずのページ番号が印刷されない場合、いくつかの原因が考えられます。最も多い原因は、印刷範囲の設定が適切でないことです。印刷プレビューでページ番号が表示されていない場合、まず印刷範囲を確認してください。
次に確認すべきは、ヘッダーとフッターの余白です。余白が狭すぎると、ページ番号が用紙からはみ出してしまい、印刷されないことがあります。特に拡大印刷を設定している場合は要注意です。ページ設定ダイアログボックスの余白タブで、ヘッダーとフッターの余白を適切に設定しましょう。
また、ページ番号のフィールドに直接数字を入力していないか確認してください。「&」というフィールドコードが正しく挿入されていれば、自動的にページ番号が表示されます。もし直接数字を入力してしまっている場合は、削除してから改めてページ番号の挿入ボタンを使って設定し直してください。
総ページ数が実際のページ数と異なる場合は、データのはみ出しが原因である可能性があります。ページレイアウトビューで確認し、データが印刷範囲からはみ出していないかチェックしましょう。はみ出した部分があると、その分も1ページとしてカウントされてしまいます。ページ設定の拡大/縮小タブで、データを指定したページ数に収める設定を行うことで解決できます。
ページ番号を削除する方法
設定したページ番号が不要になった場合、削除も簡単に行えます。最も手軽な方法は、ページレイアウトビューに切り替えて、ページ番号が表示されているヘッダーまたはフッターをクリックし、Deleteキーを押す方法です。これで該当するページ番号のフィールドが削除されます。
もう一つの方法は、ページ設定ダイアログボックスを使う方法です。ヘッダー/フッタータブを開き、ヘッダーまたはフッターのドロップダウンメニューから「なし」を選択してください。リストの一番上にある「なし」を選ぶと、すべてのヘッダーまたはフッターの内容が削除されます。
複数のシートからページ番号を削除したい場合は、削除したいシートをすべて選択してから上記の操作を行えば、一括で削除できます。ただし、シートのグループ化を解除するのを忘れないようにしましょう。グループ化されたままだと、意図しないシートにも変更が適用されてしまいます。
業務効率が10倍上がるVBA自動化テクニック
Excelのイメージ
ページ番号の設定を手動で行うのは、シートが少ない場合は問題ありませんが、10シート、20シートとなると非常に時間がかかります。ここでは、実際の業務で使えるVBAコードをいくつか紹介します。コピー＆ペーストするだけで使えるので、プログラミング知識がなくても大丈夫です。
全シートに一括でページ番号を設定するVBAコード
ブック内のすべてのシートに、一度にページ番号を設定できるコードです。Alt+F11キーを押してVBAエディタを開き、挿入メニューから標準モジュールを選択して、以下のコードを貼り付けてください。
Sub 全シートにページ番号設定()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
With ws.PageSetup
.CenterFooter = "&P / &N"
End With
Next ws
MsgBox "すべてのシートにページ番号を設定しました", vbInformation
End Sub
このコードを実行すると、すべてのシートのフッター中央に「1/5」のような形式でページ番号が設定されます。CenterFooterの部分をLeftFooterやRightFooterに変更すれば、左側や右側にも配置できます。
シート名とページ番号を同時に表示するVBAコード
シート名とページ番号を一緒に表示したい場合は、以下のコードが便利です。大量のシートを扱う際、どのシートを印刷したのか一目でわかるようになります。
Sub シート名とページ番号を設定()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
With ws.PageSetup
.LeftFooter = "&A" 'シート名
.CenterFooter = "&P / &N" 'ページ番号
.RightFooter = "&D" '日付
End With
Next ws
MsgBox "設定完了しました", vbInformation
End Sub
このコードでは、フッター左側にシート名、中央にページ番号、右側に日付が表示されます。業務で使う資料には、いつ印刷したのかも記録しておくと後々便利です。
特定のシートだけにページ番号を設定するVBAコード
表紙や目次などの特定のシートを除外して、本文のシートだけにページ番号を設定したい場合もあります。以下のコードでは、シート名に「本文」という文字が含まれるシートにだけページ番号を設定します。
Sub 特定シートにページ番号設定()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
If InStr(ws.Name, "本文") > 0 Then
With ws.PageSetup
.CenterFooter = "ページ &P"
End With
End If
Next ws
MsgBox "本文シートにページ番号を設定しました", vbInformation
End Sub
InStr関数の条件を変更すれば、「Sheet1」から「Sheet10」までといった範囲指定も可能です。柔軟にカスタマイズして使ってください。
ヘッダーとフッターを一括削除するVBAコード
設定したページ番号やヘッダー情報を一括で削除したい場合は、以下のコードが役立ちます。
Sub ヘッダーフッター一括削除()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
With ws.PageSetup
.LeftHeader = ""
.CenterHeader = ""
.RightHeader = ""
.LeftFooter = ""
.CenterFooter = ""
.RightFooter = ""
End With
Next ws
MsgBox "すべてのヘッダー・フッターを削除しました", vbInformation
End Sub
テンプレートを作り直す際や、他の人から受け取ったファイルのフォーマットを統一したい時に重宝します。
現場で本当によくある困った問題と解決策
ここからは、私が実際に業務で経験した、または相談を受けた問題とその解決策を紹介します。マニュアルには載っていない、リアルな体験談です。
印刷したらページ番号の位置がおかしい問題
先日、営業部の同僚から「ページ番号を設定したのに、印刷すると変な位置に出てくる」という相談を受けました。実際に見てみると、ページ番号が表の真ん中に重なって印刷されていました。原因は余白の設定が不適切だったことです。
この問題は、ページ設定の余白タブでフッターの余白を大きくすることで解決しました。デフォルトでは0.5cmになっていますが、これを1.0cmに変更したところ、ページ番号が表の下にきちんと表示されるようになりました。特に、大きなフォントを使っている場合や、表が用紙いっぱいに広がっている場合は、余白を広めに取るのがコツです。
複数人で作業すると統一できない問題
チームで一つのブックを共有して作業していると、各メンバーが異なる方法でページ番号を設定してしまい、統一性がなくなることがあります。Aさんは左側に、Bさんは中央に、Cさんは右側に設定するといった具合です。
この問題を解決するには、ブックを開いた時に自動でページ番号を設定するマクロを組み込むのが効果的です。ThisWorkbookモジュールに以下のコードを記述すると、ブックを開くたびに統一された形式でページ番号が設定されます。
Private Sub Workbook_Open()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
If ws.Name <> "表紙" Then
With ws.PageSetup
.CenterFooter = "&P / &N"
End With
End If
Next ws
End Sub
このコードは、表紙シートを除くすべてのシートに、中央揃えでページ番号を設定します。チーム内でこのファイルをテンプレートとして共有すれば、誰が作業しても同じ形式になります。
ページ番号が途中で飛んでしまう問題
これは本当によく遭遇する問題です。10ページある資料なのに、ページ番号が「1、2、3、5、6、7」のように4ページが抜けてしまうケースです。印刷してから気づいて、全部刷り直しになったこともあります。
原因は、非表示になっているシートがあることです。Excelは非表示のシートもページ数にカウントするため、見えていないシートの分だけページ番号が飛んでしまいます。解決方法は、シート見出しを右クリックして「再表示」を選び、すべてのシートを表示状態にしてから印刷することです。
あるいは、印刷したいシートだけを選択して印刷する方法もあります。複数のシートを選択した状態で印刷すれば、選択したシートだけが連続したページ番号で印刷されます。
シートを追加するたびに設定し直す面倒を解消
月次報告書など、毎月新しいシートを追加する業務では、その都度ページ番号を設定するのが面倒です。私の場合、シートを追加した時に自動でページ番号を設定するイベントプロシージャを使っています。
ThisWorkbookモジュールに以下のコードを追加すると、新しいシートを追加した瞬間に自動でページ番号が設定されます。
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
If TypeName(Sh) = "Worksheet" Then
With Sh.PageSetup
.CenterFooter = "&P / &N"
.RightFooter = "&D"
End With
End If
End Sub
このコードを仕込んでおけば、シートを追加する度に手動で設定する手間が完全になくなります。時間短縮になるだけでなく、設定忘れも防げるので一石二鳥です。
印刷トラブルを未然に防ぐチェックリスト
ページ番号に関する印刷トラブルを防ぐために、私が実際に使っているチェックリストを共有します。大量の資料を印刷する前に、必ずこれらの項目を確認することで、無駄な印刷ミスを防げます。
印刷前の必須チェック項目は以下の通りです。まず、印刷プレビューで全ページを確認し、ページ番号が正しく表示されているかチェックします。特に最初のページと最後のページは重点的に確認しましょう。次に、余白設定を確認し、ページ番号が表やデータと重なっていないか見ます。
さらに、非表示シートがないか確認します。シート見出しを右クリックして「再表示」がグレーアウトしていれば、非表示シートはありません。印刷範囲が正しく設定されているかも重要です。意図しないセルまで印刷範囲に含まれていると、総ページ数がおかしくなります。
最後に、拡大縮小設定を確認します。用紙サイズに合わせて自動調整している場合、ページ番号の位置がずれることがあります。これらの項目を印刷前にチェックする習慣をつけると、印刷ミスが劇的に減少します。
大量のブックを扱う場合の効率的な管理方法
月次報告書や顧客別の資料など、複数のExcelブックに同じページ番号設定を適用したい場合があります。一つずつ開いて設定するのは非効率なので、以下のVBAコードを使えば、フォルダ内のすべてのExcelファイルに一括でページ番号を設定できます。
Sub 複数ブックに一括設定()
Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wb As Workbook
Dim ws As Worksheet
folderPath = "C:\報告書\" 'フォルダパスを指定
fileName = Dir(folderPath & "*.xlsx")
Do While fileName <> ""
Set wb = Workbooks.Open(folderPath & fileName)
For Each ws In wb.Worksheets
With ws.PageSetup
.CenterFooter = "&P / &N"
End With
Next ws
wb.Close SaveChanges:=True
fileName = Dir()
Loop
MsgBox "すべてのファイルに設定を適用しました", vbInformation
End Sub
このコードは、指定したフォルダ内のすべてのExcelファイルを自動で開き、ページ番号を設定して保存します。月末の締め作業など、大量のファイルを処理する必要がある時に非常に便利です。ただし、必ずバックアップを取ってから実行してください。
デザインにこだわったページ番号のカスタマイズ
標準的なページ番号だけでなく、デザインにこだわった表現も可能です。例えば、「Page 1 of 10」のように英語表記にしたり、「第1頁/全10頁」のように日本語表記にすることもできます。
フッターの編集画面で、ページ番号フィールドの前後にテキストを追加するだけで実現できます。例えば、「Page & of &」と入力すれば、英語表記になります。会社のロゴや部署名を入れることも可能で、より洗練された資料に仕上がります。
また、フォントや文字サイズも変更できます。フッターの編集画面で文字を選択し、ホームタブのフォント設定を使えば、ページ番号のデザインを自由にカスタマイズできます。ただし、あまり凝りすぎると可読性が下がるので、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
他部署との連携で起きる問題への対応
異なる部署から送られてきたExcelファイルを統合する際、各ファイルのページ番号設定がバラバラで困ることがあります。特に、取引先から受け取ったファイルに独自のヘッダーやフッターが設定されていると、そのままでは使えません。
このような場合、先ほど紹介したヘッダーフッター一括削除のVBAコードを使って、まずすべての設定をリセットします。その後、統一された形式でページ番号を設定し直せば、見た目が統一された資料になります。
また、PDFに変換する前提でページ番号を設定する場合は、Excelの印刷設定とPDF変換後の表示が異なることがあるので注意が必要です。必ずPDFに変換した後も、ページ番号が正しく表示されているか確認しましょう。
ぶっちゃけこうした方がいい！
ここまでいろんなテクニックや問題解決方法を紹介してきましたが、正直なところ、テンプレートを作って使い回すのが一番楽です。私も最初は毎回手動で設定していましたが、時間の無駄だと気づいてからは、業務別にテンプレートを複数用意しています。
具体的には、月次報告書用、顧客別資料用、社内会議用など、用途に応じて3〜5種類のテンプレートを作成しておきます。それぞれにページ番号やヘッダー情報を事前に設定しておけば、新しいファイルを作る度にゼロから設定する必要がありません。テンプレートファイルをコピーして、データだけ入れ替えれば完成です。
さらに踏み込むなら、VBAで自動化してしまうのが最強です。特に「ブックを開いた時に自動設定」と「シート追加時に自動設定」の2つのイベントプロシージャを組み込んでおけば、もう手動で設定する必要は一切なくなります。最初にコードを書く手間はありますが、一度設定すれば永久に使えるので、長期的に見ると圧倒的に効率的です。
それと、これは意外と知られていないんですが、印刷プレビューを使いこなすことも超重要です。印刷してから「あれ？」となるよりも、プレビュー画面で徹底的にチェックする習慣をつけた方が、結果的に時間もコストも節約できます。Ctrl+P で印刷プレビューを開く癖をつけるだけで、印刷ミスは激減しますよ。
最後に、チームで作業する場合は、ルールを統一して文書化しておくことをおすすめします。「ページ番号は中央揃えで、フォーマットは『ページ番号/総ページ数』形式にする」みたいな簡単なルールでいいんです。これをチーム内で共有しておくだけで、資料のクオリティが格段に上がりますし、後から見返した時にも分かりやすくなります。結局、小さな積み重ねが大きな効率化につながるんですよね。
よくある質問
ページ番号が全部同じになってしまうのはなぜ？
ページ番号のフィールドに直接数字を入力してしまうと、すべてのページで同じ番号が表示されます。必ずページ番号の挿入ボタンを使って設定してください。正しく設定されている場合、編集画面では「&」と表示されます。この表示が見えていれば、印刷時には自動的に正しいページ番号が振られるので安心してください。
ページ番号を途中から変更できますか？
はい、可能です。例えば、表紙と目次が2ページあり、本文を3ページ目から開始したい場合、先頭ページ番号を3に設定することで実現できます。ページ設定ダイアログボックスのページタブを開き、先頭ページ番号の項目に任意の数字を入力してください。ただし、表紙にページ番号を表示したくない場合は、先頭ページのみ別指定も併用する必要があります。
ショートカットでページ番号を設定できますか？
はい、ショートカットキーを使えばより効率的に設定できます。Alt→P→Iキーを順番に押すと、ページ設定ダイアログボックスが開きます。次に、左矢印キーでヘッダー/フッタータブに移動し、Alt+Fキーでフッターに移動できます。下矢印キーで「1ページ」を選択し、Enterキーで確定すれば完了です。慣れるとマウスを使うより早く設定できるようになります。
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まとめ
Excelのページ番号設定は、ビジネス文書を作成する上で欠かせない基本スキルです。基本的な設定方法はとても簡単で、ページレイアウトタブまたは挿入タブから数クリックで完了します。しかし、表紙にページ番号を付けない方法や、複数シートに連続でページ番号を振る方法など、応用テクニックを知っているとさらに効率的に作業できます。
ページ番号が表示されない場合は、印刷範囲や余白の設定、フィールドコードの確認を行ってください。また、直接数字を入力してしまうと正しく動作しないので、必ずページ番号の挿入ボタンを使うことを忘れないでください。
今日からこれらのテクニックを実践して、プロフェッショナルな資料を作成しましょう。ページ番号がきちんと振られた資料は、見た目の印象が良くなるだけでなく、受け取った相手にとっても使いやすい資料になります。まずは基本的な設定方法から始めて、徐々に応用テクニックも試してみてください。
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