Excelを使っていると、「このセルには決まった項目だけを入力してほしい」と思うこと、ありますよね。そんなときに便利なのが、ドロップダウンリストです。今回は、初心者の方でもわかりやすく、実際の操作を交えながらご紹介します。
ドロップダウンリストとは？
Excelのイメージ
ドロップダウンリストは、セルにあらかじめ設定した選択肢を表示し、そこから選ぶことで入力ミスを防ぐ機能です。例えば、性別や曜日、カテゴリなど、決まった項目を選ばせたいときに役立ちます。
基本の作り方
まずは、最もシンプルな方法から始めましょう。
セルを選択する
ドロップダウンリストを設定したいセルをクリックします。例えば、「性別」や「カテゴリ」など、項目を入力したいセルです。
データタブを開く
Excelの上部にあるメニューから「データ」タブをクリックします。
データの入力規則を設定する
「データの入力規則」ボタンをクリックし、表示されたウィンドウで「設定」タブを選択します。
リストを選択する
「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
項目を入力する
「元の値」欄に、ドロップダウンリストに表示させたい項目を半角カンマで区切って入力します。例えば、「男,女」と入力します。
完了する
「OK」ボタンをクリックすると、セルに▼マークが表示され、ドロップダウンリストが完成します。
リストを別の場所に作成する方法
項目数が多い場合や、後で項目を追加・削除したいときには、リストを別の場所に作成する方法がおすすめです。
リストを作成する
シートの空いている場所に、ドロップダウンリストに表示させたい項目を縦に入力します。
セルを選択する
ドロップダウンリストを設定したいセルをクリックします。
データの入力規則を設定する
再び「データ」タブから「データの入力規則」を選び、「設定」タブで「リスト」を選択します。
リストの範囲を指定する
「元の値」欄の右側にあるアイコンをクリックし、先ほど作成した項目リストのセル範囲を選択します。
完了する
「OK」ボタンをクリックすると、ドロップダウンリストが設定されます。
リストを自動で更新する方法
項目リストに新しい項目を追加した際に、ドロップダウンリストにも自動で反映させる方法をご紹介します。
リストに名前を付ける
項目リストのセル範囲を選択し、名前ボックスに任意の名前（例「性別リスト」）を入力してEnterキーを押します。
データの入力規則を設定する
ドロップダウンリストを設定したいセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。
名前を指定する
「元の値」欄に「=性別リスト」と入力し、「OK」ボタンをクリックします。
これで、項目リストに新しい項目を追加すると、ドロップダウンリストにも自動で反映されます。
よくある質問や疑問
Q1: ドロップダウンリストに項目を追加したい場合、どうすればいいですか？
項目リストに新しい項目を追加した後、ドロップダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。「元の値」欄でリストの範囲を再指定することで、新しい項目が反映されます。
Q2: ドロップダウンリストを解除したい場合、どうすればいいですか？
ドロップダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。「設定」タブで「すべてクリア」ボタンをクリックし、「OK」ボタンを押すと、リストが解除されます。
Q3: ドロップダウンリストにない項目を入力できるようにしたい場合、どうすればいいですか？
「データの入力規則」を開き、「エラーメッセージ」タブで「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外すことで、リストにない項目の入力が可能になります。
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まとめ
ドロップダウンリストを活用することで、入力ミスを減らし、データの整合性を保つことができます。特に、項目数が多い場合や、複数の人が入力する場合に効果的です。ぜひ、日常の業務や家計簿作成などに取り入れてみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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