Excelで「条件に応じて選択肢を変える」とは、ドロップダウンリスト（プルダウンメニュー）を使って、あるセルの選択内容に応じて、別のセルの選択肢を変える機能のことです。例えば、「部署」を選ぶと、その部署に所属する「社員名」が表示されるような仕組みです。これにより、入力ミスを減らし、作業効率を大幅に向上させることができます。
ドロップダウンリストの基本的な作り方
Excelのイメージ
まずは、ドロップダウンリストを作成する基本的な手順を押さえましょう。
手順1リストとなるデータを準備する
- Excelのシートに、ドロップダウンリストに表示させたい項目を入力します。
- 例えば、セルからセルに「営業部」「人事部」「経理部」「総務部」「IT部」と入力します。
手順2ドロップダウンリストを設定するセルを選択する
- ドロップダウンリストを表示させたいセルをクリックします。
- 例えば、B1セルを選択します。
手順3データの入力規則を設定する
- 「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。
- 「設定」タブで、「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
- 「元の値」欄に、先ほど準備したリストの範囲を指定します。
- 例えば、「=$A$1:$A$5」と入力します。
- 「OK」をクリックすると、B1セルにドロップダウンリストが表示されます。
条件に応じて選択肢を変える方法（連動ドロップダウン）
次に、あるセルの選択に応じて、別のセルの選択肢を変える方法を紹介します。
手順1リストとなるデータを準備する
- 例えば、セルに「部署」を選択し、B1セルに「社員名」を表示させたいとします。
- 「部署」と「社員名」の対応表を、別の場所に入力します。
- 例えば、C1セルからC3セルに「営業部」「人事部」「経理部」と入力し、それぞれに対応する社員名をD列、E列、F列に入力します。
手順2名前の定義を行う
- 「営業部」「人事部」「経理部」など、部署ごとの社員名リストを選択し、それぞれに名前を付けます。
- 例えば、「営業部」の社員名リストを選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックして、「営業部」という名前を付けます。
- 同様に、「人事部」「経理部」などにも名前を付けます。
手順3部署のドロップダウンリストを設定する
- セルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
- 「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」欄に「営業部,人事部,経理部」と入力します。
- 「OK」をクリックすると、セルに部署のドロップダウンリストが表示されます。
手順4社員名のドロップダウンリストを設定する
- B1セルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
- 「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」欄に「=INDIRECT()」と入力します。
- 「OK」をクリックすると、セルで選択した部署に応じて、B1セルの選択肢が変わります。
よくある質問や疑問
質問1ドロップダウンリストの項目を追加したい場合、どうすれば良いですか？
- リストの元となるセル範囲に新しい項目を追加し、「データの入力規則」で指定した範囲を更新することで、ドロップダウンリストに新しい項目が反映されます。
質問2ドロップダウンリストの項目を削除したい場合、どうすれば良いですか？
- リストの元となるセル範囲から項目を削除し、「データの入力規則」で指定した範囲を更新することで、ドロップダウンリストから項目が削除されます。
質問3ドロップダウンリストの項目を並べ替えたい場合、どうすれば良いですか？
- リストの元となるセル範囲を並べ替え、「データの入力規則」で指定した範囲を更新することで、ドロップダウンリストの項目が並べ替えられます。
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まとめ
Excelのドロップダウンリストを活用することで、入力ミスを減らし、作業効率を向上させることができます。特に、条件に応じて選択肢を変える連動ドロップダウンは、業務の自動化やデータ入力の精度向上に非常に有用です。ぜひ、この機能を活用して、より効率的な作業環境を作り上げてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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