皆さん、こんにちは！今日は、Excelを使ってデータの違いを見つけたり、変更履歴を追跡する方法についてお話しします。パソコンやスマホがちょっと苦手な方でも大丈夫。ゆっくり一緒に学んでいきましょう。
Excelでデータの違いを見つける方法
Excelのイメージ
例えば、同じような2つのリストがあって、「どこが違うの？」と悩んだことはありませんか？そんなとき、Excelの「条件付き書式」という機能が役立ちます。
条件付き書式で違いを強調表示する手順
1. データを並べる比較したい2つのリストを、Excelのシート上で隣同士に配置します。例えば、左の列に「リストA」、右の列に「リストB」を置きます。
2. 比較範囲を選ぶ左のリスト（リストA）のデータ範囲をマウスでドラッグして選択します。
3. 条件付き書式を設定する
– 上部の「ホーム」タブをクリックします。
– 「条件付き書式」をクリックし、表示されるメニューから「新しいルール」を選びます。
– 「数式を使用して、書式設定するセルを決定する」を選択します。
– 数式の入力欄に、`=<>B1`と入力します。これは、左のセルと右のセルが違う場合に反応する数式です。
– 「書式」ボタンをクリックして、違いを目立たせるための色を選びます。例えば、黄色の背景色など。
– 最後に「OK」をクリックします。
これで、リストAとリストBで異なる部分が黄色く表示され、一目で違いが分かるようになります。
Excelの変更履歴を追跡する方法
「誰が、いつ、どこを変更したの？」と気になること、ありますよね。そんなときは、Excelの「変更履歴」機能が便利です。
変更履歴を有効にする手順
1. ブックを共有する
– 上部の「校閲」タブをクリックします。
– 「ブックの共有」を選択し、表示されるウィンドウで「複数のユーザーが同時にブックを編集できるようにする」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
2. 変更履歴の記録を開始する
– 再度「校閲」タブに戻り、「変更の追跡」をクリックします。
– 「変更の強調表示」を選びます。
– 表示されるウィンドウで、「編集中に変更箇所を記録する（ブックを共有する）」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします。
これで、誰がどのセルを変更したかが記録され、変更されたセルには小さなマークが表示されます。マウスをそのセルに合わせると、誰がいつ変更したかの詳細が表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: 条件付き書式で設定した色を元に戻すにはどうすればいいですか？
条件付き書式を解除するには、再度「条件付き書式」メニューから「ルールの管理」を選び、不要なルールを削除することで元の状態に戻せます。
Q2: 変更履歴の記録を停止したい場合はどうすればいいですか？
「校閲」タブの「変更の追跡」から「変更の強調表示」を選び、表示されるウィンドウで「編集中に変更箇所を記録する」のチェックを外すと、変更履歴の記録が停止します。
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まとめ
いかがでしたか？Excelの「条件付き書式」や「変更履歴」機能を使うことで、データの違いや変更内容を簡単に把握できます。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、何度か試してみるときっと慣れてくるはずです。ぜひ、日々の作業に取り入れてみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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