Excelを使っていると、「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」を使いたくなる場面が増えてきますよね。例えば、出席・欠席の入力や、都道府県の選択など、決まった項目を選ぶだけで済むと、入力ミスも減り、作業がスムーズになります。今回は、Mac版Excelを使って、初心者でもわかりやすくプルダウンリストを作成する方法をご紹介します。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した選択肢が表示される機能です。これを使うことで、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。
Mac版Excelでプルダウンリストを作成する手順
リストにしたい項目を準備する
まず、プルダウンリストに表示したい項目を、Excelのセルに入力します。例えば、からのセルに「出席」「欠席」「遅刻」「早退」「欠席連絡済み」と入力します。
プルダウンリストを設定するセルを選択する
次に、プルダウンリストを表示させたいセルをクリックして選択します。例えば、B1のセルを選択します。
「データ」タブを開く
画面上部のメニューから「データ」タブをクリックします。
「入力規則」を選択する
「データ」タブの中から「入力規則」をクリックします。
「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「入力値の種類」の中から「リスト」を選択します。
「元の値」にリストの範囲を指定する
「元の値」の欄に、先ほど入力したリストの範囲を指定します。例えば、「=\$A\$1:\$A\$5」と入力します。
「OK」をクリックする
設定が完了したら、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
プルダウンリストを確認する
B1のセルをクリックすると、▼のマークが表示され、リストから項目を選択できるようになります。
項目を追加・削除する方法
リストの項目を追加したい場合は、リストの範囲に新しい項目を入力し、「データの入力規則」の「元の値」の範囲を更新します。削除したい場合は、リストから項目を削除し、「元の値」の範囲を再設定します。
連動するプルダウンリストを作成する方法
複数のプルダウンリストを連動させることで、より便利に使うことができます。例えば、最初のプルダウンリストで「果物」「野菜」を選択すると、次のプルダウンリストでそのカテゴリに応じた項目が表示されるように設定できます。
このような連動するプルダウンリストを作成するには、Excelの「INDIRECT」関数や「名前の定義」を活用します。詳細な手順については、Excelのヘルプや専門の解説記事を参照してください。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストの項目が長すぎて表示しきれません。どうすればよいですか？
セルの幅を広げることで、項目が全て表示されるようになります。セルの右端をドラッグして、適切な幅に調整してください。
Q2: プルダウンリストを複数のセルに適用するにはどうすればよいですか？
プルダウンリストを設定したセルをコピーし、他のセルに貼り付けることで、同じリストを適用できます。
Q3: プルダウンリストを削除するにはどうすればよいですか？
プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックし、「すべてクリア」を選択することで、リストを削除できます。
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まとめ
Mac版Excelでプルダウンリストを作成することで、入力ミスを減らし、作業の効率化が図れます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、慣れると非常に便利な機能です。ぜひ、日々の業務や家計簿などで活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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