Excelで「選択肢＋自由入力」を実現する方法をご紹介します。これにより、入力ミスを減らし、効率的なデータ入力が可能になります。
ドロップダウンリストの基本設定
Excelのイメージ
まず、ドロップダウンリストを設定する方法から始めましょう。
手順1: セルの選択
ドロップダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。
手順2: データの入力規則を開く
上部のメニューから「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリックします。
手順3: リストの選択
「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」に変更します。
手順4: リストの項目入力
「元の値」に、カンマ区切りでリストの項目を入力します。例えば、「はい,いいえ,該当しない」と入力します。
手順5: 設定の確定
「OK」をクリックして設定を確定します。
手順6: 動作確認
セルをクリックすると、ドロップダウンリストが表示され、選択肢から選べるようになります。
自由入力を許可する設定
ドロップダウンリスト以外の値も入力できるようにする設定を行います。
手順1: セルの選択
ドロップダウンリストが設定されているセルを選択します。
手順2: データの入力規則を開く
「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
手順3: エラーメッセージの設定
「エラーメッセージ」タブを選択し、「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外します。
手順4: 設定の確定
「OK」をクリックして設定を確定します。
手順5: 動作確認
セルをクリックし、ドロップダウンリスト以外の値を入力してもエラーメッセージが表示されなくなります。
連動型ドロップダウンリストの作成
前のリストの選択に応じて、次のリストの項目が変わる連動型ドロップダウンリストを作成します。
手順1: リストの準備
例えば、「果物」と「野菜」のリストを準備します。それぞれのリストを別々のセル範囲に入力します。
手順2: 名前の定義
各リストの範囲に名前を付けます。例えば、「果物リスト」、「野菜リスト」といった名前を付けます。
手順3: 最初のドロップダウンリストの設定
「果物」または「野菜」を選択するセルを選択し、「データの入力規則」でリストを設定します。リストの元の値には、「果物,野菜」と入力します。
手順4: 連動するドロップダウンリストの設定
次に、果物または野菜を選択した後に表示されるリストを設定します。セルを選択し、「データの入力規則」でリストを設定します。リストの元の値には、「=INDIRECT(選択されたセルの参照)」と入力します。
手順5: 動作確認
最初のリストで「果物」を選択すると、次のリストに果物の選択肢が表示され、「野菜」を選択すると、次のリストに野菜の選択肢が表示されます。
よくある質問や疑問
質問: ドロップダウンリストの項目を追加・削除する方法は？
リストに項目を追加・削除するには、「データの入力規則」を開き、「元の値」を編集します。カンマ区切りで項目を追加・削除できます。
質問: リストの項目を別のシートに移動する方法は？
リストの項目を別のシートに移動するには、リストの範囲を別のシートに入力し、「データの入力規則」でその範囲を参照します。
質問: 連動型ドロップダウンリストの設定がうまくいかない場合の対処法は？
連動型ドロップダウンリストがうまく動作しない場合は、名前の定義が正しく行われているか、INDIRECT関数の参照が正しいかを確認してください。
まとめ
Excelで「選択肢＋自由入力」を実現することで、データ入力の効率化やミスの削減が可能になります。基本的なドロップダウンリストの設定から、連動型リストの作成まで、さまざまな方法を活用して、業務の効率化を図りましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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