Excelで「選択肢によって選択肢を変える」方法を初心者でもわかるように解説！

Excelで「ある項目を選んだら、次の項目の選択肢も自動で変わる」機能を使うと、入力ミスを減らしたり、作業を効率化したりできます。今回は、そんな便利な機能を初心者の方にもわかりやすく解説します！

はじめになぜ「選択肢を連動させる」機能が便利なのか
基本の手順連動するプルダウンリストの作り方
応用編複数階層の連動リストを作成する方法
よくある質問や疑問
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

はじめになぜ「選択肢を連動させる」機能が便利なのか

Excelのイメージ

例えば、Excelで「部署」を選択したら、その部署に所属する「担当者」の名前だけが次の選択肢として表示されると、無駄な選択肢を減らせて、作業がスムーズになります。

基本の手順連動するプルダウンリストの作り方

まずは、Excelで「部署」と「担当者」を連動させる方法を見ていきましょう。

部署と担当者のリストを作成する

まず、Excelのシートに以下のようなリストを作ります。

部署名	担当者
営業部	佐藤
営業部	鈴木
経理部	田中
経理部	高橋

このように、部署ごとに担当者を並べておきます。

担当者のリストに名前を付ける

次に、各部署ごとに担当者のリストに名前を付けます。例えば、「営業部」の担当者が入っているセル範囲（例B2\:B3）を選択し、Excelの名前ボックスに「営業部」と入力してEnterキーを押します。同様に、「経理部」の担当者が入っているセル範囲（例B4\:B5）を選択し、名前を「経理部」と付けます。

部署のプルダウンリストを作成する

次に、「部署」を選択するセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。表示されたダイアログボックスで、「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」に「営業部,経理部」と入力してOKをクリックします。

担当者のプルダウンリストを連動させる

最後に、「担当者」を選択するセルを選択し、「データの入力規則」をクリックします。ダイアログボックスで、「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」に「=INDIRECT(部署セル)」と入力します。ここで、「部署セル」は先ほど設定した「部署」のセルを指します。例えば、「部署」がセルにある場合、「=INDIRECT()」と入力します。

これで、「部署」を選択すると、それに応じた「担当者」の選択肢が表示されるようになります。

応用編複数階層の連動リストを作成する方法

さらに、複数の階層で連動するリストを作成することも可能です。例えば、「国名」「都道府県名」「市区町村名」の3階層で連動するリストを作成する方法をご紹介します。

各階層のリストを作成する

まず、「国名」「都道府県名」「市区町村名」のリストをそれぞれ作成します。

各リストに名前を付ける

次に、各リストに名前を付けます。例えば、「日本」の都道府県リストが入っているセル範囲（例B2\:B5）を選択し、名前ボックスに「日本」と入力してEnterキーを押します。同様に、他の国のリストにも名前を付けます。

国名のプルダウンリストを作成する

次に、「国名」を選択するセルを選択し、「データの入力規則」をクリックします。ダイアログボックスで、「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」に「日本,アメリカ,フランス」と入力してOKをクリックします。

都道府県名のプルダウンリストを連動させる

次に、「都道府県名」を選択するセルを選択し、「データの入力規則」をクリックします。ダイアログボックスで、「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」に「=INDIRECT(国名セル)」と入力します。ここで、「国名セル」は先ほど設定した「国名」のセルを指します。例えば、「国名」がセルにある場合、「=INDIRECT()」と入力します。

市区町村名のプルダウンリストを連動させる

最後に、「市区町村名」を選択するセルを選択し、「データの入力規則」をクリックします。ダイアログボックスで、「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」に「=INDIRECT(都道府県名セル)」と入力します。ここで、「都道府県名セル」は先ほど設定した「都道府県名」のセルを指します。例えば、「都道府県名」がB2セルにある場合、「=INDIRECT(B2)」と入力します。

これで、「国名」「都道府県名」「市区町村名」が連動するプルダウンリストが完成します。