Excelでプルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を使っていると、「リストにない項目を入力したい」と思うことがありますよね。例えば、「部署名」や「工程名」などのリストを作成しているとき、リストにない新しい項目を追加したい場合があります。そんなとき、どうすればよいのでしょうか？
今回は、Excelのプルダウンリストでリストにない項目を入力できるようにする方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
プルダウンリストの基本的な設定方法
Excelのイメージ
まず、プルダウンリストを設定する基本的な方法をおさらいしましょう。
手順1リストを作成するセルを選択
プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。
手順2データタブの「データの入力規則」を選択
Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、「データツール」グループ内の「データの入力規則」をクリックします。
手順3入力値の種類を「リスト」に設定
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
手順4リストの元となる値を指定
「元の値」欄に、プルダウンリストに表示させたい項目をカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「営業部,総務部,人事部」と入力します。
手順5設定を完了する
「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
リストにない項目を入力できるようにする方法
さて、本題です。プルダウンリストにない項目を入力できるようにするには、以下の手順を行います。
手順1リストを設定したセルを選択
プルダウンリストを設定したセルをクリックして選択します。
手順2データタブの「データの入力規則」を選択
再度、「データ」タブをクリックし、「データツール」グループ内の「データの入力規則」をクリックします。
手順3エラーメッセージの設定を変更
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「エラーメッセージ」タブをクリックします。
手順4エラースタイルを「停止」から「注意」に変更
「スタイル」欄で「停止」を選択している場合、「注意」に変更します。これにより、リストにない項目を入力してもエラーメッセージが表示されるだけで、入力自体は許可されるようになります。
手順5設定を完了する
「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。これで、プルダウンリストにない項目も入力できるようになります。
実際の例で確認してみましょう
例えば、以下のような工程表があるとします。
| 工程名 |
|---|
| 設計 |
| 製造 |
| 検査 |
| 出荷 |
この工程表を基に、プルダウンリストを設定します。
手順1工程名を入力するセルを選択
工程名を入力するセルをクリックして選択します。
手順2データタブの「データの入力規則」を選択
「データ」タブをクリックし、「データツール」グループ内の「データの入力規則」をクリックします。
手順3入力値の種類を「リスト」に設定
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
手順4リストの元となる値を指定
「元の値」欄に、工程名のリストをカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「設計,製造,検査,出荷」と入力します。
手順5エラースタイルを「注意」に変更
「エラーメッセージ」タブをクリックし、「スタイル」欄で「停止」を選択している場合、「注意」に変更します。
手順6設定を完了する
「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。これで、工程名のセルにプルダウンリストが表示され、リストにない項目も入力できるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: リストにない項目を入力した場合、どのようなエラーメッセージが表示されますか？
「注意」スタイルを設定した場合、指定したメッセージが表示されます。例えば、「リストにない項目です。続行しますか？」といったメッセージが表示されます。
Q2: リストの項目を後から追加したい場合、どうすればよいですか？
「データの入力規則」を再度開き、「元の値」欄に項目をカンマで区切って追加します。例えば、「出荷,納品」と追加します。
Q3: リストの項目を削除したい場合、どうすればよいですか？
「データの入力規則」を再度開き、「元の値」欄から削除したい項目をカンマで区切って削除します。例えば、「製造」を削除します。
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まとめ
Excelのプルダウンリストにリストにない項目を入力できるようにすることで、柔軟なデータ入力が可能になります。特に、業務で新しい項目が頻繁に追加される場合などに便利です。ぜひ、今回の方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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