【初心者向け】Excelの表からデータを簡単に抽出する方法｜フィルター・関数・フォーム活用術

「Excelの表から必要なデータだけを取り出したいけど、どうすればいいの？」そんなお悩み、よく聞きます。特にパソコンやスマホが苦手な方にとって、Excelの操作は難しく感じるかもしれません。でもご安心ください！この記事では、初心者の方でも簡単に理解できるよう、Excelでデータを抽出する方法をわかりやすくご紹介します。

Excelの表からデータを抽出する基本的な方法

Excelのイメージ

フィルター機能を使って特定のデータを抽出する

Excelには、特定の条件に合ったデータだけを表示する「フィルター」機能があります。例えば、売上表から「東京支店」のデータだけを表示したい場合に便利です。

これで、指定した条件に合致するデータだけが表示されます。元のデータは削除されていないので、安心して使えます。

VLOOKUP関数を使って別の表からデータを取り出す

VLOOKUP関数を使うと、別の表から特定のデータを取り出すことができます。例えば、商品コードから商品名や価格を取得する場合に便利です。

具体的な式の例

=VLOOKUP(, 商品一覧!C100, 2, FALSE)

この式では、に入力された商品コードを基に、「商品一覧」シートのからC100の範囲から、2列目（商品名）を取得します。

INDEX関数とMATCH関数を組み合わせて柔軟にデータを抽出する

VLOOKUP関数では対応できない場合、INDEX関数とMATCH関数を組み合わせることで、より柔軟にデータを抽出できます。

具体的な式の例

=INDEX(B2:B100, MATCH("東京支店", , 0))

この式では、からの範囲で「東京支店」を検索し、その位置に対応するB列の値を取得します。

Excelのフォーム機能を使ってデータを抽出する

フォーム機能とは？

Excelのフォーム機能を使うと、データの入力や検索が簡単になります。特に、データベースのような表を扱う場合に便利です。

フォーム機能の使い方

フォーム機能を使うことで、データの入力ミスを減らし、効率的に作業を進めることができます。

よくある質問や疑問

Q1: フィルター機能で抽出したデータを別のシートにコピーするには？

フィルターで抽出したデータを選択し、コピーして別のシートに貼り付けることで、必要なデータだけを別の場所に保存できます。

Q2: VLOOKUP関数でエラーが出る場合の対処法は？

エラーが出る場合、検索値が正しく入力されているか、検索範囲が正しく指定されているかを確認してください。また、検索値が検索範囲の最初の列にあることも確認しましょう。

Q3: フォーム機能が表示されない場合はどうすればいい？

フォーム機能は、リボンに表示されていない場合があります。その場合は、「クイックアクセスツールバー」にフォームを追加することで使用できます。

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まとめ

Excelでデータを抽出する方法はさまざまありますが、初心者の方でも簡単に使える方法をご紹介しました。フィルター機能や関数、フォーム機能を使いこなすことで、作業効率が大幅にアップします。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。