Excelで「この部分だけを印刷したい」と思ったことはありませんか？たとえば、長い勤務表の中から特定の月だけを印刷したいときなど。そんなときに便利なのが「印刷範囲の設定」です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excelの印刷範囲を設定する方法をステップバイステップで解説します。
印刷範囲を設定する基本の流れ
Excelのイメージ
まずは、印刷したい部分を指定する基本的な方法からご紹介します。
印刷したい範囲を選択する
印刷したい部分をマウスでドラッグして選びます。たとえば、勤務表の1ヶ月分だけを選択するイメージです。
「ページレイアウト」タブを開く
Excelの上部にある「ページレイアウト」というタブをクリックします。
「印刷範囲」を設定する
「ページレイアウト」タブの中にある「印刷範囲」をクリックし、その中から「印刷範囲の設定」を選びます。これで、選んだ範囲だけが印刷対象として設定されます。
設定した印刷範囲を確認する方法
設定した印刷範囲が正しく反映されているか、確認する方法をご紹介します。
印刷プレビューで確認する
「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。右側に表示される印刷プレビューで、設定した範囲が正しく表示されているか確認できます。
改ページプレビューを使う
「表示」タブをクリックし、「改ページプレビュー」を選択します。すると、青い点線で印刷範囲が表示され、どの部分が印刷されるのか一目でわかります。
印刷範囲を変更・追加・解除する方法
印刷範囲を変更したい場合や、追加・解除したい場合の手順をご紹介します。
印刷範囲を変更する
新たに印刷したい範囲を選択し、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」を選びます。これで、以前の設定を上書きして新しい範囲が設定されます。
印刷範囲を追加する
離れた場所にある範囲を印刷範囲に追加したい場合、その範囲を選択し、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲に追加」を選びます。これで、複数の範囲を同時に印刷することができます。
印刷範囲を解除する
設定した印刷範囲を解除したい場合、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲のクリア」を選びます。これで、ワークシート全体が印刷対象となります。
よくある質問や疑問
Q1: 印刷範囲を設定したのに、印刷プレビューで範囲が反映されません。
印刷範囲を設定した後、必ず「ファイル」タブから「印刷」を選択して、印刷プレビューで確認してください。プレビュー画面で範囲が反映されていない場合は、設定が正しく行われていない可能性があります。
Q2: 印刷範囲を設定しても、ページが分かれてしまいます。
印刷範囲がページサイズに収まらない場合、ページが分かれて印刷されることがあります。印刷プレビューでページの区切りを確認し、「改ページプレビュー」を使って調整することで、1ページに収めることができます。
Q3: 印刷範囲を解除したいのですが、どうすればよいですか？
「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲のクリア」を選ぶことで、設定した印刷範囲を解除できます。これで、ワークシート全体が印刷対象となります。
まとめ
Excelでの印刷範囲の設定は、思ったよりも簡単にできます。特定の部分だけを印刷したいときや、複数の範囲を同時に印刷したいときに非常に便利な機能です。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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