Excelで「ブックの共有」が表示されないと、複数人での同時編集ができず、作業効率が落ちてしまいますよね。特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとっては、どこをどう操作すればいいのか分からず、困ってしまうことも多いでしょう。そこで、今回はその原因と解決方法を、初心者の方にも分かりやすくお伝えします。
なぜ「ブックの共有」が表示されないのか？
Excelのイメージ
Excelで「ブックの共有」が表示されない主な原因は以下の通りです。
ここがポイント！
- Excelのバージョンが古い2016年以前のバージョンでは「ブックの共有」機能が標準で表示されていないことがあります。
- 新しい共同編集機能が優先されているMicrosoftは「共同編集」機能を推奨しており、これにより「ブックの共有」機能が非表示になっている場合があります。
- リボンの設定が変更されているExcelのリボン設定で「ブックの共有」ボタンが非表示になっていることがあります。
「ブックの共有」を表示させる方法
以下の手順で「ブックの共有」ボタンを表示させることができます。
- Excelを開き、「校閲」タブをクリックします。
- 「校閲」タブ上で右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。
- 「Excelのオプション」が開いたら、「リボンにないコマンド」を選択します。
- リストから「ブックの共有（レガシ）」を探し、「追加」ボタンをクリックします。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、「校閲」タブに「ブックの共有」ボタンが表示されるようになります。
「ブックの共有」を使う際の注意点
「ブックの共有」機能を使用する際には、以下の点に注意してください。
- 同時編集の制限複数人で同時に編集すると、リアルタイムでの反映が遅れることがあります。
- 一部機能の制限条件付き書式やピボットテーブルなど、一部の機能が制限されることがあります。
- 保存場所の制限OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージではなく、ネットワークドライブ上での保存が推奨されます。
「共同編集」機能の活用
Microsoftは「共同編集」機能を推奨しています。この機能を使用すると、以下のメリットがあります。
- リアルタイムでの同時編集複数人で同時に編集しても、変更が即座に反映されます。
- クラウドとの連携OneDriveやSharePoint上で保存されたファイルを、インターネット越しにでも共同編集できます。
- 操作の簡便さ「共有」ボタンをクリックするだけで、簡単に共有設定ができます。
よくある質問や疑問
Q1: Excelの「ブックの共有」機能はどのバージョンから利用できますか？
Excel 2016以降のバージョンで利用可能ですが、Microsoftは「共同編集」機能を推奨しており、こちらの利用をおすすめします。
Q2: 「ブックの共有」を使う際の注意点はありますか？
同時編集時の反映速度や、一部機能の制限、保存場所の選択などに注意が必要です。
Q3: 「共同編集」機能を使うにはどうすればいいですか？
「共有」ボタンをクリックし、共有設定を行うことで、簡単に共同編集が可能です。
まとめ
Excelで「ブックの共有」が表示されない場合でも、リボンの設定を変更することで表示させることができます。しかし、Microsoftは「共同編集」機能を推奨しており、こちらの利用がより便利で安全です。作業効率を上げるためにも、ぜひ「共同編集」機能の活用を検討してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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