ExcelでINDEX関数とプルダウンリストを活用する方法

皆さん、Excelでデータ入力を効率化したいと思ったことはありませんか？

今回は、プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせて、入力作業をスマートにする方法をご紹介します。初心者の方でも安心して取り組めるよう、ステップバイステップで解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

プルダウンリストとは？

まず、プルダウンリストについてお話ししましょう。プルダウンリストとは、セルをクリックすると選択肢の一覧が表示され、その中から選んで入力できる機能のことです。これにより、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。

プルダウンリストの作成方法

では、実際にプルダウンリストを作成してみましょう。

これで、選択したセルにプルダウンリストが設定されました。セルをクリックすると、先ほど入力した果物の一覧が表示され、選択するだけで入力できます。

INDEX関数とは？

次に、INDEX関数について説明します。INDEX関数は、指定した範囲内の特定の位置にある値を取得する関数です。例えば、リストの中から特定の項目を抽出したいときに便利です。

INDEX関数の基本的な使い方

INDEX関数の基本的な構文は以下のとおりです。

範囲はデータが存在するセル範囲を書いて下さい。

行番号は取得したいデータがある行番号を書いてください。

列番号は省略可能ですが、取得したいデータがある列番号があれば書いてください。

例えば、B1からB5の範囲に「東京」「大阪」「名古屋」「福岡」「札幌」と入力されている場合、=INDEX(B1:B5, 3)と入力すると、「名古屋」が返されます。

プルダウンリストとINDEX関数の組み合わせ

では、プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせて、選択した項目に応じて別のセルに関連情報を表示させる方法を見ていきましょう。

実践例：商品コードの表示

例えば、商品名を選択すると、その商品コードが自動的に表示されるように設定してみます。

これで、D1のプルダウンリストから商品名を選ぶと、E1に対応する商品コードが自動的に表示されるようになります。

よくある質問や疑問

プルダウンリストの項目を追加・削除したい場合はどうすればいいですか？

プルダウンリストの元となるデータ範囲に直接項目を追加・削除することで、リストの内容を更新できます。ただし、データの入力規則で設定した範囲が固定されている場合は、範囲を再設定する必要があります。

別のシートにあるデータをプルダウンリストの項目として使用できますか？

はい、できます。別シートのデータ範囲に名前を定義し、データの入力規則の「元の値」欄にその名前を指定することで、別シートのデータをプルダウンリストとして使用できます。

まとめ

いかがでしたか？

プルダウンリストとINDEX関数を組み合わせることで、Excelでのデータ入力がより効率的になり、ミスも減らせます。ぜひ、今回の方法を活用して、日々の業務に役立ててください。

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