Excelでプルダウンリストを使ってデータを絞り込む方法【初心者向け解決ガイド】

2025.02.07

皆さん、Excelでデータ入力を効率化したいと思ったことはありませんか？

特に、選択肢が多い場合、一つの選択によって次の選択肢を自動的に絞り込めたら便利ですよね。

今日は、そんな便利な機能、つまりプルダウンリストを使ってデータを絞り込む方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

プルダウンリストとは？

まず、プルダウンリストについて簡単に説明します。Excelのプルダウンリストは、セルをクリックすると選択肢の一覧が表示され、その中から選ぶだけでデータを入力できる機能です。これにより、入力ミスを防ぎ、データの一貫性を保つことができます。

では、基本的なプルダウンリストの作成手順を見てみましょう。

これで、基本的なプルダウンリストが作成できました。

次に、選択肢に応じて次のプルダウンリストの内容が変わる、連動するプルダウンリストの作成方法を紹介します。例えば、「都道府県」を選ぶと、その都道府県に対応する「市区町村」のリストが表示されるようにしたい場合です。

まず、各都道府県とそれに対応する市区町村のデータを用意します。例えば、別のシートに以下のように入力します。
「北海道」：札幌市、函館市、旭川市
「青森県」：青森市、弘前市、八戸市
次に、各都道府県のセル範囲に名前を定義します。例えば、「北海道」の市区町村リスト（B2:B4）を選択し、名前ボックスに「北海道」と入力してEnterキーを押します。これを各都道府県について行います。
プルダウンリストを設定したいセルに戻り、都道府県のプルダウンリストを先ほどの手順で作成します。
市区町村のプルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。
「入力値の種類」で「リスト」を選択し、「元の値」欄に以下のように入力します。

=INDIRECT(都道府県のセル)

例えば、都道府県の選択セルがA1の場合、=INDIRECT(A1)と入力します。
「OK」をクリックすると、都道府県の選択に応じて市区町村のリストが変わるプルダウンリストが完成します。

この方法により、選択肢が連動するプルダウンリストを作成できます。

さらに、3階層以上の連動プルダウンリストを作成することも可能です。例えば、「大分類」「中分類」「小分類」といった具合です。

まず、大分類、中分類、小分類のデータを用意します。例えば、以下のように入力します。
大分類：果物、野菜
中分類（果物）：柑橘類、ベリー類
小分類（柑橘類）：オレンジ、レモン
各分類のセル範囲に名前を定義します。先ほどと同様に、各セル範囲を選択し、名前ボックスに適切な名前を入力します。
大分類のプルダウンリストを設定します。
中分類のプルダウンリストを設定する際、「元の値」欄に=INDIRECT(大分類のセル)と入力します。
小分類のプルダウンリストを設定する際も同様に、「元の値」欄に=INDIRECT(中分類のセル)と入力します。

これで、大分類の選択に応じて中分類が絞り込まれ、中分類の選択に応じて小分類が絞り込まれるプルダウンリストが完成します。