皆さん、Excelでのデータ入力、もっと簡単にできたらいいなと思ったことはありませんか？
今日は、そんな願いを叶える「プルダウンリスト」の設定方法について、初心者の方にも分かりやすくお伝えします。
プルダウンリストとは？
まず、プルダウンリストとは何かをご説明します。これは、セルをクリックすると、あらかじめ用意した選択肢が一覧で表示され、その中から選ぶだけでデータを入力できる便利な機能です。これにより、入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅にアップさせることができます。
プルダウンリストの基本的な設定方法
では、早速プルダウンリストの設定方法を見ていきましょう。手順はとても簡単です。
- ず、プルダウンを設定したいセルを選択します。/li>
- に、Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、その中の「データの入力規則」を選びます。/li>
- 示されたウィンドウで、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。/li>
- 元の値」欄に、プルダウンで表示したい項目をカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「はい,いいえ,未定」のように入力します。/li>
- 後に、「OK」ボタンをクリックすれば、設定完了です。/li>
これで、選択したセルをクリックすると、先ほど入力した選択肢がプルダウン形式で表示されるようになります。
既存のデータを利用したプルダウンリストの作成
既にシート内に存在するデータを利用してプルダウンリストを作成する方法をご紹介します。
- まず、プルダウンに使用したいデータをシート内の任意の場所に入力します。/li>
- つぎに、プルダウンを設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。/li>
- 「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」に設定し、「元の値」欄の右側にあるボタンをクリックします。/li>
- 先ほど入力したデータの範囲をドラッグして選択し、再度ボタンをクリックして範囲選択を確定します。/li>
- 後に、「OK」ボタンをクリックすれば、プルダウンリストの設定が完了します。/li>
この方法では、元のデータを更新することで、プルダウンの選択肢も自動的に更新されるため、選択肢が多い場合や変更が予想される場合に便利です。
プルダウンリストの応用：連動したリストの作成
さらに一歩進んで、選択肢が連動するプルダウンリストの作成方法をご紹介します。
例えば、部署名を選択すると、その部署に所属するメンバーのリストが表示されるような連動したプルダウンリストを作成できます。
- まず、各部署とそのメンバーの一覧をシート内に作成します。/li>
- 各部署のメンバー一覧に名前を定義します。例えば、「営業部」のメンバー一覧には「営業部」という名前を付けます。/li>
- 署名を選択するプルダウンリストを作成します。/li>
- メンバーを選択するセルに対して、「データの入力規則」で「リスト」を選択し、「元の値」欄に「=INDIRECT(部署名のセル)」と入力します。/li>
これにより、部署名を選択すると、その部署に対応するメンバーのリストがプルダウンで表示されるようになります。
よくある質問や疑問
プルダウンリストの選択肢を後から追加・削除できますか？
はい、可能です。データの入力規則」から「元の値」を編集することで、選択肢の追加や削除ができます。た、元のデータ範囲をテーブルとして設定しておくと、データの追加・削除が自動的にプルダウンリストに反映されます。
プルダウンリストを削除したい場合はどうすればいいですか？
プルダウンリストを削除したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。示されたウィンドウで「すべてクリア」ボタンを押し、「OK」をクリックすれば、プルダウンリストが削除されます。
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