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Excelプルダウンリストの基本
プルダウンリスト（ドロップダウンリストとも呼ばれます）は、Excelで特定の範囲から選択するための便利な機能です。特に都道府県のような固定的なデータ入力には最適です。以下の手順に従って設定しましょう。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択します。
- データタブの「データの入力規則」をクリックし、「設定」タブを選びます。
- 「リスト」を入力値の種類として選び、元の値のボックスに、都道府県名をコンマ区切りで入力します。
この設定により、選択したセルにドロップダウンリストが表示され、リストから選ぶだけで入力が完了します。
プルダウンリストを使うメリット
プルダウンリストの最大のメリットは、入力ミスを大幅に減らせることです。すべての入力が予め設定された選択肢からのみ行えるため、誤った情報が入力されるリスクを排除します。また、データの一貫性も保たれ、後のデータ処理や分析の精度が向上します。
プルダウンリストの応用技
都道府県を選択後、それに基づいて市区町村を選ぶ二段階のリストを作成することも可能です。これには、Excelの「間接参照（INDIRECT）」関数を使用します。
- 都道府県のリストを一列に入力し、名前を定義します。
- 都道府県が選択された際に表示される市区町村のリストを別の列に用意し、INDIRECT関数を使用して連動させます。
この方法により、都道府県を選択すると自動的に該当する市区町村が表示されるようになり、さらに入力作業が効率化します。
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まとめ
この記事では、Excelでプルダウンリストを設定する方法をご紹介しました。都道府県の入力を簡単にし、作業効率を向上させるこの方法をぜひ活用してください。正確でスムーズなデータ入力が可能になります。
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