Excelで資料を印刷したときに、画面に表示されていたコメントが印刷されない、逆に不要なコメントまで印刷されてしまう…。こんなトラブルを避けるために、正しい設定方法を理解しておくことが重要です。この記事では、「コメント印刷」に関する基本的な設定方法から、よくあるトラブルの対処法まで、実務で役立つ情報をわかりやすく解説します。あなたもこれを読めば、Excelでの印刷に関する悩みを解消し、もっとスムーズに仕事を進められるようになりますよ。
Excel 印刷時にコメントが表示されない原因とは？
Excelのイメージ
まず、Excelでコメントが表示されない問題を解決するためには、印刷の設定を理解することが大切です。Excelでは、「コメント」や「メモ」の印刷方法が、デフォルトでは「表示しない」設定になっていることが多いです。このため、画面に表示されているコメントが印刷プレビューに反映されず、予期しない結果になることがあります。
コメントとメモの違い
Excelには「コメント」と「メモ」という2種類の注釈機能があります。それぞれ印刷方法が異なるため、混同しないようにしましょう。
- コメント（新しいコメント）会話形式で複数人がやり取りできる、Microsoft 365以降の新しい機能。
- メモ（旧コメント）セルの右上に赤い三角形が表示され、従来の形式で1人でメモを残す際に使用されます。
両者の違いを理解した上で、印刷設定を行うことが重要です。
Excel 印刷でコメントを表示させるための設定方法
Excelでコメントを印刷するには、3つの方法があります。それぞれの目的に応じて設定を変更することが可能です。ここでは、よく使われる3つの印刷設定について詳しく解説します。
画面に表示された通りにコメントを印刷する
会議資料などで、セル近くにコメントを表示したまま印刷したい場合は、次の手順で設定します。
- コメントを表示させるコメントが必要なセルを選択し、「校閲」タブの「コメントの表示/非表示」から「すべてのコメントを表示」を選択します。
- ページ設定を変更「ページレイアウト」タブを開き、「ページ設定」をクリック。表示されたダイアログボックスで「シート」のタブを選択します。
- 「シートに表示されたとおり」を選択コメントの印刷方法を「シートに表示されたとおり」に設定します。これで、画面上に表示されたコメントがそのまま印刷されます。
コメントをシート末尾に一覧で印刷する
監査用やレビュー用にコメントを一覧形式で印刷したい場合に有効な設定です。この方法では、コメントがシートの最後にまとめて印刷されます。
- コメントを表示させる印刷したいコメントを表示させた状態にしておきます。
- ページ設定を変更「ページレイアウト」タブから「ページ設定」を開き、コメント欄を「シートの末尾」に設定します。
- コメントが末尾に一覧表示されるこれで、シートの末尾にコメントが一覧として表示されます。
コメントを一切印刷しない設定
社外向けの資料を作成する際には、不要なコメントが印刷されないように設定することが必要です。特に、内部メモや個人名が含まれているコメントは情報漏洩のリスクを避けるためにも印刷しない方が良いでしょう。
- コメントを非表示にする「校閲」タブでコメントを非表示にして、必要のないコメントを削除します。
- ページ設定を変更「ページレイアウト」タブから「ページ設定」を開き、「シートの末尾」「シートに表示されたとおり」ではなく、「なし」を選択します。
- プレビューで確認必ず印刷プレビューで、コメントが表示されていないことを確認します。
よくあるExcel 印刷に関する疑問解決
Q1: コメントが画面に表示されているのに印刷されないのはなぜ？
コメントが画面に表示されているのに印刷されない場合、最も多い原因は「ページ設定」が「コメントなし」に設定されていることです。印刷プレビューで設定を確認し、適切な設定を選んでください。
Q2: 特定のコメントだけ印刷したくない場合、どうすればいいですか？
特定のコメントを印刷したくない場合、そのセルを選択し、「コメントの表示/非表示」を使って非表示にします。その後、ページ設定で「シートに表示されたとおり」に設定すれば、表示されたコメントのみが印刷されます。
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まとめ
Excelでコメントを印刷するには、設定をうまく活用することが重要です。目的に合わせて、コメントをシートに表示させたまま印刷する方法や、シート末尾に一覧で表示する方法、あるいはコメントを印刷しない設定を選択することができます。操作方法を理解しておけば、Excelでの資料作成や報告書作成がスムーズに進み、効率的に作業ができるようになります。
ぜひ、自分の用途に合った設定を確認し、実際に印刷前にプレビューを確認することで、トラブルを防ぎましょう。
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