あなたの会社はGoogleドライブを社内共有フォルダとして使っていますか？便利でコスト削減にもつながると思いきや、セキュリティや管理面でのリスクが隠れています。実は、多くの企業が無料プランでGoogleドライブを共有フォルダとして活用しているものの、その裏で情報漏えいや不正アクセスの危険を抱えているのです。本記事では、そんなリスクを回避するための最適な設定方法と、安全な運用のために必要な知識を解説します。さらに、Googleドライブを安全に使うために必要な管理方法や、法人向けオンラインストレージの選び方についても触れます。
Googleドライブを社内共有フォルダとして使用する際のリスク
Googleドキュメントのイメージ
無料版Googleドライブのセキュリティリスク
多くの企業が無料で提供されているGoogleドライブを活用していますが、無料プランではセキュリティ対策が不十分であり、社内の機密情報や個人情報が漏洩するリスクがあります。例えば、リンクを知っている全員に共有する設定を選んでしまったり、誤って外部のメールアドレスを選んで共有してしまうことがあります。これらは一度設定ミスが発生すると、企業の信用にも関わる大きな問題になりかねません。
アクセス権限の誤設定が引き起こすリスク
Googleドライブでは「閲覧」や「編集」などのアクセス権限を設定できますが、社内の共有フォルダでこれらの設定を誤ると、重要な情報を意図しない人物に見られたり、間違って編集されてしまったりする可能性があります。例えば、編集権限を与えるべきではないファイルに誤って編集権限を与えてしまうことで、ファイルの内容が変更されてしまうことがあります。
無料プランでの容量不足と管理の煩雑さ
Googleドライブの無料プランでは、15GBの容量しか使用できません。これでは大量のファイルを扱う企業にとってはすぐに容量がいっぱいになり、別のストレージサービスを併用することになります。こうなると、データの保存場所が分散し、管理が煩雑になり、どこに何が保存されているのかがわからなくなってしまいます。
Googleドライブを安全に使用するための設定方法
アクセス権限の正しい設定方法
Googleドライブを社内共有フォルダとして使う場合、適切なアクセス権限の設定が不可欠です。具体的には、以下のような設定を行いましょう。
- 共有リンクの設定を制限するリンクを知っている全員にアクセスできる状態にしないように、社員専用のグループを作成して、そのグループ内で共有する。
- アクセス権限を最小限に抑える閲覧だけで十分な場合は「閲覧者」として、編集が必要な場合にのみ「編集者」として設定します。
- 個別のメールアドレスで管理するグループメールや個別のメールアドレスで管理し、誤って外部のアドレスと共有しないように注意します。
セキュリティ強化のための二段階認証
Googleドライブに保存したデータは、個人情報や機密情報が含まれる場合があります。二段階認証を導入することで、万が一アカウント情報が漏洩しても不正アクセスを防げます。二段階認証は、Googleアカウントの設定から簡単に有効にすることができ、セキュリティレベルを大幅に強化できます。
バックアップ機能の活用
Googleドライブには、誤って削除したファイルを復元するための「ゴミ箱」機能があります。しかし、30日を過ぎると復元できなくなるため、定期的にバックアップを取ることが重要です。Googleドライブに保存しているデータを外部にバックアップしておけば、万が一のトラブルにも迅速に対応できます。
Googleドライブを使いこなすための法人向けオンラインストレージ選び
セキュリティ機能を重視したオンラインストレージ
法人向けのオンラインストレージサービスでは、Googleドライブの無料プランでは実現できない高いセキュリティ機能を提供しています。例えば、データの暗号化、アクセス制限、アクセスログの取得、詳細なユーザー管理機能などが備わっており、企業の情報を守るための強力な対策が可能です。
Google Workspaceとの連携
Google Workspace（旧G Suite）を利用すれば、Googleドライブの機能をさらに強化できます。法人向けに設計されているため、管理者がアクセス権限やユーザー管理を一元的に行えるようになります。また、法人向けサポートも充実しており、万が一のトラブルにも迅速に対応してもらえます。
セキュアSAMBAの利用
セキュアSAMBAは、法人向けに特化したオンラインストレージで、高度なセキュリティ機能とサポート体制を提供しています。これを導入することで、社内のファイル共有を安全に行えるだけでなく、専門的なサポートを受けられるため、運用の安心感が大きく向上します。さらに、無料トライアルを活用することで、導入前にサービスの品質を確認することができます。
Googleドキュメント組織共有設定に関する疑問解決
Googleドキュメントの組織内共有設定のメリットは？
Googleドキュメントでは、文書を簡単に組織内で共有することができます。適切な共有設定を行えば、文書を複数の社員で同時に編集したり、コメントを残したりすることができ、チームの作業効率が向上します。特に、Googleグループを活用して、特定のチームメンバーにのみ共有することができます。
共有設定で気をつけるべきポイントは？
Googleドキュメントの共有設定をする際は、共有範囲を適切に制限することが最も重要です。また、社外の人物と共有する場合は、「リンクを知っている全員」にしないようにし、必ず必要なメンバーだけにアクセスを許可するように心がけましょう。
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まとめ
GoogleドキュメントやGoogleドライブは、便利なオンラインツールですが、適切な設定をしないと情報漏洩やセキュリティリスクが発生する可能性があります。社内共有フォルダを安全に利用するためには、アクセス権限の管理、二段階認証の導入、バックアップの実施などのセキュリティ対策を講じることが重要です。また、ビジネスに特化したオンラインストレージサービスを導入することで、さらに安全に運用できるようになります。企業の情報を守るため、セキュリティ対策を強化し、最適なツールを選定することをお勧めします。
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