会議後の議事録作成にお悩みの方へ。パソコンが苦手、時間がない、でも効率よく作成したい…そんな悩みを解決する方法をお伝えします。Googleドキュメントを使えば、議事録作成が簡単かつ効果的に行えることをご存知でしたか？ この記事では、Googleドキュメントの「議事録テンプレート」を使いこなす方法を初心者向けにわかりやすく解説します。さらに、議事録作成をもっとスムーズにするための5つの重要ポイントも紹介。これで会議後のタスクがぐっと楽になります！
Googleドキュメントで議事録作成が劇的にラクになる理由
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、ただの文書作成ツールにとどまりません。議事録作成を劇的に効率化できる「テンプレート機能」が搭載されています。特に、複数人で共有する必要がある会議では、手軽に内容を編集・共有できる点が大きな利点です。
「Googleドキュメント 議事録 フォーマット」の検索結果にもあるように、テンプレートを使うだけで、あっという間に見栄えの良い議事録が完成します。しかし、単にテンプレートを使うだけでは十分ではありません。テンプレートを「自分のスタイル」に合わせることで、さらに効率よく、かつ使いやすくなるのです。
Googleドキュメントで議事録作成の基本ステップ
Googleドキュメントで議事録を作成する際には、以下のステップに従うだけで、初心者でも簡単に作成できます。
Googleドキュメントのテンプレートを選択
Googleドキュメントにログインしたら、まずは「テンプレートギャラリー」から議事録テンプレートを選びましょう。テンプレートを選ぶことで、項目や形式を一から設定する手間を省けます。多くの企業やチームで使用されているフォーマットが用意されているので、これを使うことで基本的な形式は完璧に整います。
テンプレートをカスタマイズ
テンプレートを選んだ後、自分たちの会議スタイルに合わせてカスタマイズしましょう。例えば、議事録に含める情報として「次回の会議日程」や「アクションアイテム」を追加したい場合は、テンプレートに新しい項目を追加するだけでOKです。柔軟に編集できる点がGoogleドキュメントの大きな魅力です。
議事録を共有する
作成した議事録を他のメンバーと共有する方法も簡単です。右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力するだけで、誰でもリアルタイムで議事録にアクセスできます。また、共有した後も、他のメンバーがコメントや編集を加えられるので、議事録の内容を一緒に調整することが可能です。
Googleドキュメント議事録テンプレート活用法！効率を上げるポイント
ここでは、テンプレートをただ使うだけでなく、さらに効率を上げるための重要なポイントを5つ紹介します。
必要な項目を事前に洗い出す
テンプレートに含まれている項目をそのまま使うのも便利ですが、最初にどんな情報を議事録に盛り込みたいのかを考えておきましょう。たとえば、議事録に必ず記載すべき項目（出席者、議題、決定事項、次回の予定など）を整理しておくと、議事録作成がスムーズになります。
日付や会議名などは固定化してテンプレート化
会議ごとに必ず記載する内容（例会議名や開催日など）は、あらかじめテンプレートに組み込んでおくことで、毎回記入する手間を省けます。特に、会議名や開催日は頻繁に変わるので、テンプレートで設定しておけば、後で変更するだけで簡単に対応できます。
見出しやレイアウトを工夫して視認性アップ
議事録はその内容をすばやく把握できることが大切です。適切な見出しやレイアウトを使って、視覚的にわかりやすく整理しましょう。例えば、「決定事項」「次回の課題」といった項目ごとに見出しをつけるだけで、後で読み返すときにとても便利です。
アクションアイテムは明確に記載
議事録において「アクションアイテム」は特に重要です。誰が何をするのか、期限はいつなのかをしっかり記載することで、次のステップを確実に実行できます。この項目は見落としがちなので、意識的に強調して書きましょう。
定期的にテンプレートを見直す
議事録を使い続けていると、最初に設定したテンプレートでは物足りなく感じることがあります。定期的にテンプレートを見直し、必要な情報を追加したり、レイアウトを改善することで、さらに使いやすくなります。
Googleドキュメント議事録フォーマットに関する疑問解決
Googleドキュメントの議事録テンプレートは無料ですか？
はい、Googleドキュメントは無料で使用できます。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料でアクセスしてテンプレートを利用することができます。
Googleドキュメントで作成した議事録をオフラインでも使えますか？
Googleドキュメントは、オフラインでも使用可能です。事前に「オフラインモード」を設定しておけば、インターネットに接続していなくても議事録を作成したり編集したりできます。
共有した議事録を編集するのは誰でも可能ですか？
議事録を共有する際に「編集可」「コメント可」など、権限を設定できます。編集権限を与えられた人は自由に編集可能ですが、権限を与えない場合はコメントのみできます。
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まとめ
Googleドキュメントを活用すれば、議事録作成がぐっと楽になります。テンプレート機能を使えば、誰でも簡単に効率的な議事録が作成でき、さらにカスタマイズで自分たちにぴったりな形式にすることが可能です。これで、会議後のタスクを大幅に短縮できること間違いなしです。あなたも今すぐ、Googleドキュメントで議事録作成を試してみましょう！
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