Wordで作成した文書を印刷する際、不要な注釈が印刷されてしまうと、見栄えが悪くなり、受け取った人にとっても不便ですよね。特に完成した文書を配布する時には、そのままコメントが残っていると、プロフェッショナルな印象が損なわれてしまいます。この記事では、あなたが最も簡単に、そして効率的に「Wordで注釈を非表示にする方法」をお伝えします。この記事を読めば、誰でも簡単に設定でき、見栄えの良い文書を作成することができます。
Wordで注釈を非表示にする理由とは？
Wordのイメージ
Wordには、文書を共有する際に非常に便利な「コメント」機能があります。しかし、完成した文書に対してコメントが残ったまま印刷してしまうと、受け取る側にとっては混乱を招くこともあります。特にビジネスや公式な文書の場合、コメントが見えるとその内容に目が行き、主題からそれてしまうことも。実は、これを解決するためには簡単な設定を行うだけで、注釈や変更履歴を非表示にできるのです。
Wordで注釈を非表示にするための簡単な設定方法
Wordで注釈を非表示にするための設定方法は、非常にシンプルです。これから紹介する手順をしっかりと実行することで、簡単に不要なコメントを除外できます。
1.「ファイル」タブをクリック
まず、Wordの上部にある「ファイル」タブをクリックします。これで設定メニューにアクセスします。
2.「印刷」を選択
次に、「印刷」を選択して、印刷設定画面に移動します。
3.「設定」を開き、ドロップダウンメニューを表示
印刷設定のセクションにある「設定」オプションを開きます。ここでは、印刷するページの範囲などを選ぶことができます。
4.「変更履歴/コメントの印刷」をオフにする
「変更履歴/コメントの印刷」という項目が表示されるので、これをクリックしてチェックを外します。この操作で、コメントが印刷されないように設定できます。
印刷プレビューで確認
設定が完了したら、印刷プレビューで実際にコメントが消えているかを確認しましょう。これで、文書をきれいに印刷する準備が整います。
Word注釈非表示に関する疑問解決
Wordで注釈を非表示にする方法について、読者からよく寄せられる質問をいくつか紹介し、それぞれに実用的なアドバイスをお伝えします。
Q1: 一度設定したら、他の文書にも適用されますか？
A1: 残念ながら、Wordの設定はセッションごとにリセットされるため、次回文書を開くと設定が解除されている場合があります。そのため、文書を印刷する際には再度設定を確認する必要があります。
Q2: コメントが印刷されないことを確認する方法は？
A2: 印刷プレビュー画面で、コメントが非表示になっているかどうかを確認できます。ここでコメントが表示されていなければ、設定が正しく適用されています。
Q3: PDFとして保存する際にもコメントを非表示にできますか？
A3: はい、PDFとして保存する際にも、コメントを非表示にすることができます。保存時に「オプション」を開き、「発行対象」を「文書」に設定すれば、PDFにコメントは含まれません。
Q4: バルーンが表示されないようにするにはどうすればいいですか？
A4: コメントの非表示設定を行うと、バルーンも印刷されなくなります。印刷プレビューで確認し、確実に非表示になっていることをチェックすることをおすすめします。
Word注釈非表示設定の活用方法
この設定を活用することで、ただ文書をきれいに印刷できるだけでなく、他の状況でも便利に活用することができます。たとえば、プロジェクトチームで共同作業をしている場合、他のメンバーからのコメントを非表示にして、最終版だけを見せることができ、スムーズなコミュニケーションが可能になります。また、企業の書類作成時にも、プライバシーや機密情報を保護するためにコメントを非表示にすることができます。
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まとめ
Wordで注釈を非表示にする設定は、非常に簡単で、文書の仕上がりを大きく改善する方法です。印刷時にコメントや変更履歴を除外することで、見た目がスッキリとし、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。この記事で紹介した手順を覚えておけば、どんな文書でも素早くきれいに仕上げることができるようになります。
実際に試してみて、あなたの文書作成がより効率的に、かつ魅力的になることを願っています！
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