Outlookを使っていると、「他の人の予定が知りたい」「自分の予定を他の人に知らせたい」と思うこと、ありますよね。でも、操作が難しそうで躊躇していませんか？安心してください。今回は、初心者の方でも安心してできるように、わかりやすく解説します。
他の人の予定を通知で知る方法
Outlookのイメージ
他の人の予定を知るには、まずその人と予定表を共有する必要があります。共有することで、相手の予定を自分のOutlookに表示させることができます。
共有の設定方法
1. Outlookを開く
まず、Outlookを開いて「予定表」を選択します。
2. 共有したい予定表を選択
画面上部の「共有」をクリックし、共有したい予定表を選びます。
3. 共有相手を追加
共有したい相手のメールアドレスを入力し、アクセス権限を設定します。例えば、「すべての詳細を表示可能」に設定すると、相手の予定の詳細まで確認できます。
4. 共有を送信
設定が完了したら、「共有」をクリックして招待状を送信します。相手が承認すると、相手の予定が自分のOutlookに表示されるようになります。
通知を受け取る設定
他の人の予定が変更されたときに通知を受け取りたい場合、以下の手順で設定できます。
1. 設定を開く
Outlookの画面右上の歯車アイコンをクリックし、「すべてのOutlookの設定を表示」を選択します。
2. 通知の設定
「予定表」セクションを選択し、「共有予定表の更新時に通知を受け取る」をオンにします。
これで、他の人が自分と共有している予定表の変更があると、メールで通知が届くようになります。
他の人の予定を自分のOutlookに表示する方法
他の人の予定を自分のOutlookに表示させるには、相手が自分の予定表を共有している必要があります。共有を受けた場合、以下の手順で表示できます。
1. 招待メールを確認
相手からの共有招待メールを開きます。
2. 共有を承認
メール内の「承認」ボタンをクリックします。
3. 予定表の表示
承認が完了すると、相手の予定表が自分のOutlookに表示されるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 他の人の予定を自分のOutlookに表示するには、相手が承認しないといけないのですか？
はい、相手が自分の予定表を共有することを承認しない限り、その予定は表示されません。共有のリクエストを送信し、相手が承認することで表示されるようになります。
Q2: 他の人の予定を見て、自分の予定と重ならないか確認したいのですが、どうすればいいですか？
相手の予定表を自分のOutlookに表示させると、重複している時間帯が色分けされて表示されます。これにより、他の人の予定と自分の予定が重なっていないか簡単に確認できます。
Q3: 自分の予定を他の人に知らせるにはどうすればいいですか？
自分の予定を他の人に知らせるには、予定を作成する際に「出席者を追加」することで、相手に通知が送られます。また、予定表を共有することで、相手が自分の予定を確認できるようになります。
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まとめ
Outlookで他の人の予定を通知で知る方法や、自分の予定を他の人に知らせる方法について解説しました。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、手順を一つずつ試してみてください。きっとスムーズに操作できるようになりますよ。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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