メールを送るとき、宛先を一文字入力するだけで候補が表示されると、すごく便利ですよね。しかし、急にその機能が動かなくなったり、表示される候補が古いアドレスばかりで困ったりすることもあります。今回は、そんな悩みを解決するために、Outlookのアドレス帳と予測変換機能の使い方や設定方法を、初心者にもわかりやすくご紹介します。
Outlookのアドレス帳と予測変換機能とは？
Outlookのイメージ
メールを作成する際、宛先（To）やCC、BCCの欄に文字を入力すると、過去に送信した相手や連絡先に登録されている人の名前やメールアドレスが候補として表示されます。これを「オートコンプリート」や「予測変換機能」と呼びます。
例えば、「た」と入力すると、「田中太郎」さんや「高橋次郎」さんなど、名前が候補として表示され、選択するだけで宛先が入力されるので、時間の節約になります。
予測変換機能が表示されないときの対処法
予測変換機能が急に表示されなくなった場合、以下の点を確認してみましょう。
オートコンプリート機能が有効か確認する
Outlookの設定でオートコンプリート機能が無効になっていると、予測候補が表示されません。以下の手順で確認・設定を行ってください。
- Outlookを開き、左上の「ファイル」をクリックします。
- 「オプション」を選択し、「メール」タブをクリックします。
- 「メッセージの送信」セクションにある「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」にチェックが入っているか確認します。
- チェックが入っていなければ、チェックを入れて「OK」をクリックします。
連絡先候補リストをリセットする
過去に送信した相手や連絡先に登録されている人が候補として表示されますが、これらのリストが古くなっていると、予測候補が正しく表示されないことがあります。リストをリセットすることで、問題が解決する場合があります。
- Outlookを開き、「ファイル」→「オプション」を選択します。
- 「メール」タブをクリックし、「オートコンプリートのリストを空にする」をクリックします。
- 確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックしてリセットを完了します。
新しい連絡先を追加する
新たにメールを送信した相手は、オートコンプリートリストに自動的に追加されます。新しい連絡先を追加することで、次回から予測候補として表示されるようになります。
- 新規メールを作成し、宛先に相手のメールアドレスを入力します。
- メールを送信すると、その相手がオートコンプリートリストに追加されます。
予測候補を非表示にする方法
予測候補に表示されたくない相手がいる場合、その候補を非表示にすることができます。
- 新規メールを作成し、宛先に非表示にしたい相手の名前を入力します。
- 候補として表示された相手の右側にある「×」をクリックします。
- これで、その相手が予測候補から非表示になります。
よくある質問
Q1: 予測候補が表示される件数を増やすことはできますか？
現在のOutlookでは、予測候補として最大5件までしか表示されません。表示件数を増やす設定は提供されていません。
Q2: 予測候補が表示されない場合、IMEの設定を確認する必要がありますか？
はい、IME（日本語入力システム）の設定が影響する場合があります。IMEの設定で予測変換が有効になっているか確認してください。
Q3: 予測候補に表示される内容をカスタマイズできますか？
予測候補に表示される内容は、主に過去に送信した相手や連絡先に登録されている人です。これらをカスタマイズすることはできませんが、不要な候補は非表示にすることができます。
まとめ
Outlookの予測変換機能は、メール作成時の効率を大幅に向上させる便利なツールです。設定やリストの管理を適切に行うことで、より快適に利用できます。もし設定方法や操作に不安がある場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント