プレゼンテーションを行う際、スライドに書いた内容だけではなく、自分の話すポイントやメモも重要ですよね。そこで活躍するのが、PowerPointの「ノート」機能と「発表者ツール」です。これらを上手に活用すれば、プレゼンがよりスムーズに進行し、聴衆にも分かりやすく伝えることができます。
ノート機能とは？
PowerPointのイメージ
PowerPointの「ノート」機能は、各スライドに対してメモを追加できる機能です。これにより、スライドに表示されない補足情報や話すポイントを記録しておくことができます。例えば、スライドに図表を表示している際、その図表の詳細な説明や注意点をノートに書き込んでおけば、プレゼン中にそれを参照しながら話すことができます。
発表者ツールの活用方法
「発表者ツール」は、プレゼンテーションを行う際に自分の画面に表示される特別なビューです。これにより、現在のスライド、次のスライド、経過時間、そして自分だけが見ることのできるノートが表示されます。これを活用することで、スムーズにプレゼンを進行させることができます。
例えば、スライドの内容を説明しながら、次に何を話すべきかをノートで確認したり、経過時間を見て進行具合を把握したりすることができます。
オンライン会議での注意点
オンラインでのプレゼンテーションでは、画面共有を行う際に注意が必要です。例えば、ZoomやTeamsなどの会議ツールで画面共有を行うと、発表者ツールの内容が参加者にも見えてしまうことがあります。これを防ぐためには、画面共有時に「発表者ツールを表示しない」設定にするか、ウィンドウ単位で共有する方法があります。
よくある質問や疑問
Q1: 発表者ツールを使うと、参加者にもノートが見えてしまうのでは？
いいえ、発表者ツールで表示されるノートは自分の画面にのみ表示され、参加者には見えません。ただし、画面共有の設定によっては、参加者にも表示されることがあるため、共有設定を確認してください。
Q2: ノートに書いた内容は、プレゼン終了後に他の人と共有できますか？
はい、ノートに書いた内容はスライドと一緒に保存されます。プレゼンテーションファイルを共有すれば、他の人もノートの内容を見ることができます。
Q3: 発表者ツールを使わずに、ノートを参照する方法はありますか？
はい、スライドショーを開始する前に「発表者ツールを使用しない」設定にすることで、ノートを参照しながらプレゼンを行うことができます。
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まとめ
PowerPointのノート機能と発表者ツールを活用することで、プレゼンテーションがより効果的に進行します。特に、オンラインでのプレゼンでは、画面共有の設定に注意を払い、参加者に不必要な情報が表示されないようにしましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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