Outlookのメールや予定表、連絡先などのデータは、突然のパソコンの故障や誤操作で失われる可能性があります。特に、特定の日付範囲のデータだけをバックアップしたい場合、どのように操作すればよいのでしょうか？今回は、初心者の方にもわかりやすく、Outlookのデータを日付指定でバックアップする方法をご紹介します。
Outlookのバックアップ方法とは？
Outlookのイメージ
Outlookのバックアップとは、メールや予定表、連絡先などのデータを保存し、万が一のトラブルに備える作業です。バックアップを取っておくことで、データの復旧や移行がスムーズに行えます。
日付指定でバックアップする理由
すべてのデータをバックアップするのではなく、特定の日付範囲のデータだけをバックアップしたい場合があります。例えば、過去1ヶ月分のメールだけを保存したい、あるいは特定のプロジェクトに関連する期間のデータだけを保存したいといったケースです。このような場合、日付指定でバックアップを行うことで、必要なデータだけを効率的に保存できます。
手順1Outlookを起動する
まず、パソコンでOutlookを起動します。デスクトップ版のOutlookを使用している場合、スタートメニューからOutlookを選択して開いてください。
手順2エクスポート機能を開く
Outlookが起動したら、画面上部の「ファイル」タブをクリックし、「開く/エクスポート」を選択します。その後、「インポート/エクスポート」をクリックして、エクスポートウィザードを開きます。
手順3エクスポートの種類を選択する
エクスポートウィザードが表示されたら、「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順4エクスポートするファイルの種類を選択する
次に、「Microsoft Outlook データ ファイル (.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順5エクスポートするフォルダーを選択する
エクスポートするフォルダーを選択します。例えば、「受信トレイ」や「送信済みアイテム」など、バックアップしたいフォルダーを選びます。選択したら、「次へ」をクリックします。
手順6フィルターを設定する
「フィルター」ボタンをクリックし、「詳細」タブを選択します。ここで、日付範囲を指定することができます。
* 「フィールド」欄で「受信日」を選択します。
* 「条件」欄で「間」を選択します。
* 「値」欄に、バックアップしたい期間の開始日と終了日を入力します。
例えば、2023年1月1日から2023年3月31日までのデータをバックアップしたい場合、「値」欄に「2023/1/1」と「2023/3/31」を入力します。
設定が完了したら、「OK」をクリックしてフィルターを適用します。
手順7保存先とファイル名を指定する
次に、エクスポートするファイルの保存先とファイル名を指定します。保存先は、パソコン内の任意の場所を選択し、ファイル名を入力します。入力が完了したら、「完了」をクリックします。
手順8パスワードの設定（任意）
エクスポートするファイルにパスワードを設定することができます。パスワードを設定する場合は、2回入力し、「OK」をクリックします。パスワードを設定しない場合は、そのまま「OK」をクリックします。
手順9エクスポートの完了
エクスポートが完了すると、指定した保存先に.pstファイルが作成されます。このファイルが、日付指定でバックアップしたOutlookのデータです。
よくある質問や疑問
Q1: Web版Outlookでも日付指定でバックアップできますか？
Web版Outlookでは、データのエクスポート機能が制限されています。日付指定でのバックアップは、デスクトップ版のOutlookを使用する必要があります。
Q2: バックアップした.pstファイルはどのように復元できますか？
バックアップした.pstファイルを復元するには、Outlookを起動し、「ファイル」タブから「開く/エクスポート」を選択し、「Outlookデータファイルを開く」をクリックします。バックアップした.pstファイルを選択すると、復元されます。
Q3: バックアップしたデータはどのように管理すればよいですか？
バックアップしたデータは、外付けハードディスクやクラウドストレージなど、安全な場所に保存してください。また、定期的にバックアップを取ることで、データの喪失リスクを減らすことができます。
まとめ
Outlookのデータを日付指定でバックアップすることで、必要なデータだけを効率的に保存できます。特定の期間のデータを保存したい場合や、バックアップファイルのサイズを小さく保ちたい場合に有効な方法です。ぜひ、この記事を参考にして、大切なデータのバックアップを行ってください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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