【完全マスター】Excel VLOOKUP関数を駆使して別シートのデータを瞬時に引き出す方法

ExcelでVLOOKUP関数を使いこなす前に知っておくべき基本とテクニック

Excelのイメージ

Excelを使ってデータを管理していると、VLOOKUP関数を使いたい場面が多くあります。特に別シートからデータを引き出す場合、その威力を発揮します。しかし、初心者にとっては、VLOOKUP関数の正しい使い方やエラー処理について、少し混乱することもありますよね。この記事では、VLOOKUP関数の基礎から応用まで、徹底的に解説します。

Excelを使ううえでの「VLOOKUP関数」の使い方をマスターすれば、データ管理が圧倒的に効率化します。基本的な使い方はもちろん、別シートのデータ参照方法やエラーを回避するためのテクニックも紹介しますので、ぜひ最後まで読んでください。

VLOOKUP関数の基本的な使い方を理解しよう

まず、VLOOKUP関数を使うための基本的な構文をおさらいしましょう。VLOOKUP関数は、指定した「検索値」に基づいて、他のデータを取り出すためのものです。

【構文】

これを具体的に説明すると、次のような意味になります。

検索値探したいデータ、例えば商品コードや社員番号
範囲検索対象となる表の範囲（例\:B10）
列番号結果として取り出したいデータが何番目の列にあるか（左から何番目か）
検索の型正確に一致するデータを探すか、最も近い値を探すか（FALSEまたはTRUE）

この構文が理解できれば、VLOOKUP関数の基本的な使い方は完璧です。しかし、実際のシートで別シートからデータを取り出す方法となると少し複雑に感じるかもしれません。

別シートでのデータ参照方法とは？

VLOOKUP関数を使って「別シートからデータを引き出す方法」について詳しく見ていきましょう。別シートのデータを参照する方法は、シート名を指定するだけで実現できます。

例えば、次のような式で別シートからデータを引き出すことができます。

例えば、「果物データ」というシートから、果物の情報を参照する場合は、次のように記述します。

この式の意味は次の通りです。

B3検索値。ここではB3セルに入力された果物のコードを探します。
果物データ!\$B\$3:\$C\$8別シート「果物データ」のB3からC8までの範囲を検索対象として指定しています。
22番目の列（C列）のデータ、つまり果物の名前を返します。
FALSE完全一致を求める設定です。

VLOOKUP関数を使う際の注意点とベストプラクティス

VLOOKUP関数は非常に便利ですが、使用する際にいくつか注意すべきポイントがあります。これを知っておくと、エラーを防ぎ、正確な結果を得られるようになります。

1. 検索範囲の左端の列を確認する
VLOOKUP関数は、指定した範囲の一番左の列から検索を行います。そのため、検索対象となるデータが左端に位置している必要があります。範囲を選ぶ際は、必ず検索するデータを左端に配置しましょう。

2. 列番号は範囲内で数える
列番号は指定した範囲内での「列の位置」を指します。範囲を設定した際に、最初の列が「1」となり、次が「2」…と数えていきます。間違って列番号を設定してしまうと、期待しないデータが返されてしまうことがあります。

3. 範囲を広く指定する
範囲をできるだけ広めに指定することで、データが増えても自動で対応できます。ただし、範囲を広くしすぎると処理速度が遅くなることがあるので、適切な範囲を選ぶことが重要です。

VLOOKUP関数でよく起こるエラーとその対策

VLOOKUP関数を使っていると、しばしばエラーに直面することがあります。代表的なエラーとその解決策を紹介します。

1. #N/Aエラー
このエラーは、指定した検索値に一致するデータが見つからない場合に表示されます。検索値が間違っていないか、範囲内にその値が存在するかを再確認しましょう。

2. #REF!エラー
範囲や列番号が間違っていると、#REF!エラーが表示されます。範囲を正しく設定し、列番号が範囲内で有効かをチェックしましょう。

3. #VALUE!エラー
引数が正しく設定されていない場合に表示されます。検索値や範囲が適切かを再度確認し、数式に誤りがないかを確認しましょう。

Excel VLOOKUP関数を駆使して別シートからデータを取り出す具体例

実際に、ExcelでVLOOKUP関数を使って別シートのデータを参照する具体的な例を見てみましょう。

例えば、以下のような「果物リスト」のデータがあるとします。

「売上データ」というシートに、商品コードが入力されているとしましょう。VLOOKUP関数を使って、別シートからその商品コードに対応する果物名を引き出す方法です。

売上データシートに次のようにVLOOKUP関数を入力します。

これで、商品コードに対応する果物名が自動的に表示されます。

Excel VLOOKUP関数に関するよくある疑問とその解決法

VLOOKUP関数を使う際によくある質問についても解決していきます。

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結論VLOOKUP関数を使いこなして作業効率を劇的に改善しよう

VLOOKUP関数を使うことで、別シートから瞬時にデータを引き出し、複雑な作業を簡単にこなすことができます。エラーを回避するためのコツや、実際の使い方をしっかりと理解すれば、Excelでの作業が大幅に効率化します。是非、この知識を活用して、より高度なデータ管理に挑戦してください！