Googleドキュメントを使っていると、文書の構成を整えたり、情報を整理したりする際に「見出し」や「番号付きリスト」がとても役立ちます。特に、契約書や報告書など、項目をきちんと番号で管理したいときには欠かせません。
でも、これらの機能、どう使えばいいのか分からない…という方も多いのではないでしょうか？安心してください。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、見出しと番号付きリストの基本から応用まで、わかりやすく解説します。
見出しの設定方法
Googleドキュメントのイメージ
まずは、文書の構成を整理するために「見出し」を使ってみましょう。
見出しの設定手順
- Googleドキュメントを開きます。
- 見出しにしたいテキストを選択します。
- 上部メニューの「表示形式」→「段落スタイル」→「見出し1」や「見出し2」など、適切な見出しを選びます。
これで、そのテキストが見出しとして設定されます。見出しを使うことで、文書の構造が明確になり、目次の作成や検索がしやすくなります。
見出しのスタイルを変更する方法
見出しのフォントやサイズを変更したい場合は、以下の手順で行えます。
- 見出しにしたいテキストを選択します。
- 上部メニューの「表示形式」→「段落スタイル」→「見出し1」など、変更したい見出しを選びます。
- 「スタイルを更新」をクリックし、変更を適用します。
これで、選択した見出しのスタイルが変更され、文書全体で統一感が生まれます。
番号付きリストの使い方
次に、項目を番号で整理するための「番号付きリスト」の使い方を見ていきましょう。
番号付きリストの基本的な使い方
1. 番号を付けたいテキストを選択します。
2. 上部メニューの「書式設定」→「番号付きリスト」をクリックします。
これで、選択したテキストが自動的に番号付きリストとして整理されます。
番号付きリストのプレフィックスとサフィックスの設定
契約書や報告書などで、「第1条」や「第2項」のように番号の前後に文字を追加したい場合、Googleドキュメントでは「プレフィックス」と「サフィックス」を設定できます。
- 番号付きリストの番号部分を右クリックします。
- 表示されるメニューから「プレフィックスとサフィックスを編集」を選択します。
- プレフィックスに「第」、サフィックスに「条」など、適切な文字を入力します。
- 「リスト全体に適用」をチェックし、「OK」をクリックします。
これで、リスト全体に「第1条」「第2条」のような形式が適用されます。
番号付きリストの階層を増やす方法
項目の中にさらに細かい項目を追加したい場合、リストの階層を増やすことができます。
1. 階層を増やしたい項目を選択します。
2. 上部メニューの「書式設定」→「インデントを増やす」をクリックします。
これで、その項目が一段階深い階層に移動し、番号も自動的に更新されます。
よくある質問
Q1: 番号付きリストの番号を手動で変更できますか？
はい、できます。番号付きリストの番号部分を右クリックし、「番号を変更」を選択することで、手動で番号を変更できます。
Q2: 番号付きリストのスタイルを変更できますか？
はい、できます。番号付きリストの番号部分を右クリックし、「番号付きリストのスタイルを変更」を選択することで、番号の形式やスタイルを変更できます。
Q3: 番号付きリストの番号が自動で更新されません。どうすればいいですか？
番号付きリストの番号が自動で更新されない場合、リストを一度解除し、再度番号付きリストを適用することで解決することがあります。
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まとめ
Googleドキュメントの「見出し」と「番号付きリスト」を使いこなすことで、文書の構成が整理され、読みやすくなります。特に、契約書や報告書など、項目をきちんと管理したい場合には非常に便利な機能です。
もし、これらの機能の使い方で不明な点やお悩みがありましたら、お気軽にLINEからお声掛けください。
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